Значењето на стандардите во бизнисот

Денес, повеќе од кога било порано, компаниите се соочуваат со фундаментални промени во начинот на кој работат. Дигиталната  трансформација, Big Data, вештачка интелигенција (АИ), машинско учење, интернетот (ИОТ) се само некои од новите кратенки кои го прошируваат постојниот релативно добро познат ERP, CRM, DMS , CMS и слично.

Бизнис практиката и теоријата постојано се оценуваат одново и одново за да можат компаниите да преживеат на пазарот, да го зголемат уделот на пазарот, да ги намалат трошоците, да го подобрат квалитетот на производот или да постигнат конкурентска предност.

Глобалната економија станува реалност, а предизвиците на стандардизација стануваат сé покомплексни. Стандардите се критични за опстанокот во глобалната (дигитална?) eкономија. Се повеќе и повеќе меѓународни договори пред локалните компании претставуваат предизвик да се натпреваруваат со глобалните играчи. Стандардизацијата може да биде пат и начин да се намалат трговските бариери и успешно да се натпреваруваат со глобалните играчи.

Во овој нов блог за стандардите, ќе се обидеме да ја прикажеме важноста на стандардите, да ја отвориме темата за тоа кои се стандардите и како тие можат да им помогнат на компаниите.

Стандарди. Одлично. Секој треба да ги има.

Што е стандард?

Стандард е суштински документ кој го опишува процесот и начинот на изведување на одредена деловна активност (бизнис процес), основните карактеристики на процесот и очекуваните резултати од процесот.

Кои стандарди постојат?

Постојат многу стандарди во бизнисот. Стандарди постојат за речиси секоја активност. Стандардите може да бидат внатрешни и надворешни.

Внатрешните стандарди претставуваат дефинирани работни методи во рамките на една компанија базирана врз основа на искуството на таа конкретна компанија.

Надворешни стандарди се оние дефинирани од трети лица, независни експерти на локално, национално или меѓународно ниво. Најпозната меѓународна организација за надворешни стандарди е дефинитивно ИСО (www.iso.org).

И едните и другите се значајни, а најлошото сценарио е да нема ниту еден.

Некои од стандардите Ви се сигурно познати. Стандардите можат да бидат различни:

• Стандарди во врска со производи и услуги (декларации, спецификации на производители, рецепти, норми, …)
• Стандарди за управување (Управување со квалитет ISO 9000, Управување со континуитет во работењето, итн.)
• Безбедносни стандарди (ISO 27000 и слично)
• Лични стандарди и сертификати (Пантеон сертификати, итн)
• Стандарди за градење – за објекти и системи кои се вградуваат во куќи, згради или други градежни објекти
• И многу други …

Кои стандарди ќе Ви послужат и како ќе Ви помагнат?

Стандардите служат за опишување, документирање, објаснување и укажување на начините, резултати и активности за деловните активности. Стандардите, не им се објаснуваат на секој поединец усмено, без разлика дали е нов (или стар) вработен. Стандардите, исто така, служат за поставување на одредени параметри на изведба (KPI – Key Performance Indicators) на деловните процеси, производи или нешто друго за пратење на ефектите.

Стандардите овозможуваат воспоставување, следење и оптимизација на деловните процеси. Честопати компаниите имаат свои внатрешни стандарди, кои се дури и построги од надворешните меѓународни или национални стандарди.

Стандардите, помагаат подобро да управуваат со компанијата. Стандардите помагаат во контрола на квалитетот (ISO 9000). Стандардите помагаат да се зголеми безбедноста (ISO 27000).

Улогата на информативниот систем во стандардите?

Зборувајќи за стандардите, зборуваме за документирани, мерливи и управувани деловни процеси. Ова значи дека ни е потребно опис на процеси, податоци и информации, извештаи, како и лесен процес на донесување одлуки врз основа на претходниот.

Информативниот систем на категоријата ЕРП, како што е Pantheon, им помага на компаниите токму во дефинирањето, следењето и мерењето на деловните процеси, потоа помага за складирање податоци и информации на едно место, како и известување и мерења врз основа на тие податоци.

Доколку земеме еден пример и претпоставиме дека процесот на нарачки во нашата компанија стандардизирана на следниов начин: купувачот праќа барање за понуда, продавачот ја проверува достапноста и цената и му испраќа предлог на купувачот, купувачот ја прифаќа понудата и решава да го плати договорениот износ. Потоа продавачот испраќа налог до складот ​​за испорака на производи и производот се доставува до купувачот. Сите овие документи (нарачки, понуди, испратници, фактури) поточно процесот на нарачки и испорака може да се најдат на информативниот систем, за да се исполни основниот принцип на евидентирање на информации, како и дополнително да направиме анализа на ефектите на нарачки и испораки. Доколку  стандардот (внатрешен или надворешен) предвидува дека барањето од купувачот за понудата до испраќањето на понудата не смее да се чека подолго од еден ден, тогаш преку информативниот систем може да провериме дали тоа навистина се случило. Кога клиентот е на чекање повеќе од еден ден, тогаш имаме неусогласеност со стандардот и можеме да иницираме корективни мерки со цел да се елиминира неусогласеноста и да ја поправиме ефикасноста. Покрај тоа, доколку на клиентите им одговориме на нивното прашање побрзо и од еден ден, најверојатно, ќе бидат многу посреќни и позадоволни. Замислете се во улогата на купувачот и ќе сватите дека чекањето одговор не е толку возбудлив и интересен дел од купувањето ?

Зголемувањето на вкупните перформанси на компанијата преку дефинирани процеси, параметри, успешност, анализа,  побрзо и подобро донесување на бизнис одлуки, информативниот систем како да е направен со сите стандарди кои ни паѓаат на ум, нели?

ЕРП помага да се “надмине” и “задржи” знаењето кое е во главите на луѓето во информатичките системи кои се достапни за секого. Стандардите природно се надополнуваат во ЕРП системот. И обратно – она што е во стандард, сосема помага да се имплементира решението ЕРП.

Размислете: Дали навистина сакате да ги задржите сите процеси, информации и податоци на најсигурно место, вашата глава?

Дали навистина ми се потребни стандарди?

Одговорот е многу едноставен. Да, сигурно. Стандардите се неопходни за секој бизнис. Дури и за микро компании. Претходно дефинираниот, документиран режим заштедува време (и пари) дури и кога тоа не е толку очигледно. Запомни само колку време е заштедено кога, наместо да објаснувате како се прави нешто, само го проследувате документот во кој се е опишано. И тоа не е се, се разбира. Стандардите ги зголемуваат севкупните перформанси на компанијата (ефикасност, ефективност), го зголемуваат задоволството на клиентите, заштедуваат време и пари и, на крајот, помагаат за поефикасно управување со компаниите.

Крајната точка е всушност едноставна: Дали вашата компанија функционира без вашиот секојдневен оперативен ангажман? Ако одговорот е НЕ – времето е за стандардизација.