Што е систем за управување со документи?

Систем за управување со документи во информатичка смисла е збир на компјутерски програми кои се користат за складирање на електронски документи и скенирани хартиени документи, како и за следење документи преку нивниот работен циклус.

Систем за управување со документи или DMS – скратено од англискиот термин “Document Management System” служи за скенирање, управување (workflow) и архивирање на хартиени и електронски документи.

DMS, исто така, може да се гледа како група на стандардни процедури кои:

• Тие го контролираат создавањето и одобрувањето на документите
• Ги прати сите верзии на документите
• Тие обезбедуваат складирање на документите, каде што потоа тие документи можат лесно да се пребаруваат
• Тие обезбедуваат сигурност и безбедност на документите и спречуваат неовластен пристап
• Обезбедуваат процедура за архивирање на документите, како и бришење на стари документи за кои повеќе нема потреба од архивирање

Се разбира, системот за управување со документи може да се извршува и рачно, без компјутер. А тоа им е добро познато на оние кои имаа можност да се запознаат со главниот архивар, г-дин. Ѓорѓе Чварков. Погледнете неколку епизоди и ќе ја видите целата „ефикасност“ при рачно управување со документите 🙂  Се разбира дека сè не е до толку лошо, но …

Електронски систем за управување со документи

Значи, кога зборуваме за DMS, главно зборуваме за електронскиот систем за управување со документи. Значи, компјутери, компјутерски мрежи, бизнис софтвер со можности за управување со документацијата, работни процеси и така натаму.

Преведено на јазикот на деловната практика, ова значи дека во најмала рака потребен Ви е уред за скенирање на хартиени документи (како што е скенерот, но може да биде и камера од вашиот мобилен телефон), затоа и ви е потребен дефиниран работен тек (workflow) што ќе се случува со скенираните документи и софтверска алатка со која ќе можете да управувате со тие документи.

Ова значи дека ако добиете влезна хартиена сметка од добавувач, постои начин да ја скенирате таквата сметка и да ја приклучите кон влезниот документ во PANTHEON, и на тој начин секогаш ќе ја сочувате оригиналната влезна сметка, која можете понатаму да ја испратите во процесот на одобрување, објавување, плаќање и архивирање. Покрај тоа, секој таков влезен документ може да се опише со дополнителни параметри кои можете да ги најдете подоцна. Овие параметри често се нарекуваат метаподатоци и тие содржат, на пример, име на клиент, датум, опис, итн.

Што е со електронските документи?

За DMS не е многу важно дали е електронски или хартиен документот. Причината е едноставна, и хартиените и електронските документи за DMS се третираат како електронски. Електронските документи се креираат електронски и нема некоја дилема, а хартиените после скенирањето добиваат електронски облик и понатака во DMS продолжуваат да живеат во нивниот електронски облик. Се разбира, ова не значи дека треба да го фрлите оригиналниот документ од хартија во канта за отпадоци, но полесно е да пребарувате по електронската архива, отколку да претурате по еден куп хартија во регистраторите кои и немораат да ви бидат во дофат на вашите прсти.

И тука постои решение, прочитајте го нашиот блог пост „Како да започнете дигитална трансформација?“

Кои се деловните предуслови?

Освен информатички постои и деловен аспрект на целата приказна. Тоа е сет на процедури, правила и документација.

Да го земеме на пример, процесот на продажба: постојат неколку документи кои се многу важни.. Имаме понуда, имаме фактура, можеме да имаме и неколку верзии на понуда, потоа конечна понуда, потоа договор, па сметка или фактура, и така натаму.

Секој од овие документи може, а и не мора да биде задолжително одобрен и прегледан од страна на менаџерот за продажба, итн. Доколку нешто не е во ред со понудата, профактурата или верзијата на истото дефинирано одговорно лице во системот може да се реагира со коментар или отфрлање на таквиот документ и повторно враќање на ревизија. За сите овие активности, може а и не мора да има известување за креаторот на документот (PANTHEON WorkFlow помага со својот напреден систем на правила).

На крајот, и во зависност од тоа како е дефиниран процесот на продажба и активностите и постапките опишани во софтверот, менаџерот или овластеното лице потпишува фактура или договор, магационерот ја издава опремнината, а сметководителот води евиденција на документите кои се означени како конечни. Потоа, службата за плаќање отвора нов процес кој, на пример, врши наплата на фактура или испраќа известување за наплата.

Затоа, клучот е во дефинирањето на деловните процеси и чекори, активности или постапки во целиот процес. Доколку веќе сте ги дефинирале таквите процеси во рамки на стандардизација (а ние веќе имаме напишано и за ова – Значењето на стандардите во бизнисот), вашата работа ќе биде многу полесна. А доколку ги немате дефинирани ваквите процеси, можете да ја искористите имплементацијата на системот за управување со документи за да си помогнете во дефинирањето на клучните деловни процеси.

Предности за работење – Автоматизација

Клучната работа во целата приказна е да се автоматизира комуникацијата, известувањето и одобрувањето на сите дефинирани чекори во деловниот процес. Наместо индивидуално “трчање” по директорот да ви потпише или одобри некој документ, со дефинираните процеси, поддржани од PANTHEON WorkFlow, ќе добиете се само со неколку кликања и со сите овие работи ќе завршите многу побрзо. Плус, постои следливост на целиот процес, кој овозможува подобра контрола, мерливост и подоцнежно подобрување.

Се разбира, ова не е лесно да се постигне. Но, ако веќе го користите PANTHEON или доколку размислувате за овие и слични можни подобрувања, Ве покануваме да размислите колку време трошите за рачното одобрување и известување? Колку сте блиску или далеку од гореспоменатиот главен архивар Ѓорѓе Чварков? И до каде би сакале да стигнете во иднина?