Што е подобро – повеќе мали или само еден програм?

Зголемените потреби на малите и средните претпријатија повеќе не можат да ги задоволат скапите индивидуални (без разлика колку добри) неповрзани или лошо поврзани програми. Дигиталната трансформација ни носи значително посложени барања отколку што беа порано.

Поради овие, но и од многу други причини, решението може да биде интегриран деловен информациски систем (ЕРП) што овозможува:

Интегрираниот софтвер ги елиминира предизвиците на учење и одржување на многу различни верзии на различни програми. Тоа овозможува достапност и споделување на информации на секое ниво во компанијата и ја поставува основата за побрзи деловни одлуки.

Сепак, мала компанија – од било која големина – го разбира целокупниот концепт на интегриран бизнис систем. Без разлика дали станува збор за основни сметководствени функции, за управување со инвентар, испорака, малопродажба, набавка, подобрување, итн. Ваквите решенија станаа неопходна основа која им помага на компаниите да ги балансираат своите деловни процеси, да создадат нови извори на приходи, да обезбедат оперативна контрола, бидејќи бизнисот се развива и расте.

Сè што ги исполнувало потребите на компанијата на почетокот, со растот и развојот може да прерасне во “тесно-место”. Програмата за наплата повеќе не е доволна. Потребен е малку поголем простор. Потребно е ниво на детали кои поедноставни програми едноставно не се во можност да ги обезбедат.

За многу компании, оваа следна фаза – транзиција од едноставни и неповрзани кон интегрирани и сеопфатни системи – подразбира одредена организациска подготвеност која секоја компанија ја доживува во својот развој.

Доколку тоа што го работите не можете да го опишете како процес тогаш не знаете ни што работите!

Многу програми, малку ефекти – подготвени за интеграција?

Како што компанијата се развива, секоја фаза подразбира проширување на сет на деловни алатки (софтвер). За секоја компанија, сетот на алатки се специфични за поединечна активност. За некој тоа ќе биде нов систем за продажба на мало, за некој алатка за управување со деловни контакти, а за некои, повторно, систем за управување со инвентар, влез, излез. Потоа, се додаваат и алатки за јавни набавки, така што ова не е дополнително решение за е-трговија и примање нарачки од веб-страница. И така натаму. Многу брзо, придобивките од таквите системи можат да паднат во вода, иако поединечно се поевтини од сеопфатното решение, а понатака појавуваат зголемени трошоци, пред време, во управувањето и комуникација со различни даватели на секое решение.

На сето ова може да се додаде и времето за приклучување, менување и совпаѓање на податоците, состојбите итн. А да не зборуваме за двоен внес на податоци, неконзистентност на податоци, бавно пребарување и несоодветно известување – додека не се извади се од системот, па да се среди во програма со табели (пример во Excel), податоците од извештајот практично веќе не се релевантни, а веќе имаме и нови побарувања и се така се вртиме во круг. Менаџментот нема адекватни податоци, а има помалку пд нив во моментот кога им се најпотребни. Сето ова влијае на агилноста (да не речеме брзина) бизнис, брзината на одговорот на барањата на клиентите и воопшто целосната ефикасност на работата во компанијата.

Доколку вашиот бизнис го достигнало ова ниво на бизнис, тогаш е време да размислите за сеопфатно интегрирано решение.

Внимателно размислите ги и прегледајте ги нашите препораки и придобивки за интегрирано ERP решение.

Предности на ERP

Покачување на приходот и профитот

Интегрираното деловно решение ги елиминира проблемите на повеќе продавачи на софтвер – управување, совпаѓање, комуникација, надградба. Имате едно решение и сите функции и податоци се таму. Сите релевантни информации се генерираат и се користат од ист извор на податоци: ERP. Корисниците (со соодветни права за пристап) можат да ги видат сите информации што им се потребни на едно место, без потреба да “пребаруваат” или “извезуваат” податоци од различни системи.

Испорака, роба, долг и побарувања, податоци за контакт, итн. се наоѓаат на едно место и се достапни со еден клик. Таквиот уникатен систем овозможува побрзо известување и анализа на сите негови делови, со што се заштедува време и се помага за побрзо донесување одлуки. Од ИТ аголот, нема дополнителни системи за инсталирање, надградба, одржување и учење. Со заштеда на време, намалување на трошоци и попаметно користење на моментално достапни податоци за компанијата, можете да очекувате зголемување на приходите и профитот.

Паметен и побрз во одлучувањата и конкурентна предност

Најголемиот предизвик (да не кажеме проблем, иако во суштина е така) е протокот на информации од еден оддел до друг. Она што секој сака е да примерот функционира, клиентот нарачува нешто од сајтот, продажбата автоматски знае за тоа, ја проверува точноста и исполнувањето на условите за нарачка, ги проверува билансите и цените и ја испраќа нарачката до магацинот за испорака. Доколку купувачот побара дополнителен попуст, менаџерот за продажба автоматски се известува (на  пример може да се даде специјален попуст), се разбира, по електронски пат и веднаш по разрешувањето на барањето, одговорот се испраќа до купувачот. Испорачаната стока е спакувана, купувачот го превзема, а финансиите и сметководството го запишуваат се тоа како што треба. Во исто време, раководството треба да има увид во некоја нова трансакција и да ја следи ситуацијата, дури и на дневно ниво, доколку е потребно.

Во зависност од продажбата, побарувачката (купувачите сакаат нешто што го нема на залиха),а да може да се планира за следната набавка, итн.

Од горенаведениот пример, јасно е дека сегашната достапност на податоците во синџирот им овозможува да ги донесуваат своите одлуки во согласност со лесно достапни податоци и информации.

Доколку ги вклучиме сите овие информации во аналитиката, ќе ги забележиме и трендовите и ќе реагираме многу побрзо во иднина, со цел да заштедиме време (читај: намалување на трошоците), побрзи одговори на барањата на клиентите (читај: зголемување на продажбата) и на крајот да ги зголемиме бизнис резултатите (читај: профитот).

Зголемување на продуктивноста

Директната последица на погоре опишаните сценарија и ситуации е зголемувањето на продуктивноста. Доколку сите информации се достапни кога ми се потребни, ако во согласност со нивната достапност може да реагираат побрзо, сите работи во компанијата ќе се одржуваат побрзо, што доведува да се направат повеќе работи за истиот временски период. Дополнително, како последица на тоа е дека секој би бил позадоволен поради тоа што помалку ќе има прекувремена работа, преоптоварување на податоци и други “убави” активности што се случуваат во неинтегрираните решенија.

Дали сте подготвени?

Се разбира, сето ова погоре го опишува соодветната организациска подготвеност. Воведувањето на интегриран информациски систем не е лесна задача. Постоечките навики треба да се променат, мора да се воспостави дисциплина, мора да се почитуваат процедурите. И сето ова треба да се наведе. ERP или интегриран информациски систем е само последица на ситуацијата на компанијата. Не помалку, не повеќе од тоа. Добро е што компаниите не би добиле само софтвер, туку и искуство кое со години работеле на слични проекти, со слични активности кои ги вовеле. ERP не е само софтвер, туку и начин на интегрирано управување со податоци. За разлика од традиционалните сметководствени програми, ERP овозможува сеопфатно управување со сите ресурси на компанијата, а не само со финансии.

Финансиите се важни, но тие се резултат на целокупната работа на сите други ресурси во компанијата. Како и дали ги управувате овие ресурси на соодветен начин? Размислете …