Со автоматизирање до зголемување на ефикасноста на вработените?

Што е тоа што редовно ни недостасува? На што ние сите се жалиме кога не можеме да стигнеме да сработиме нешто? Која е најчестата причина? Претпоставуваме: во прашање е недостаток на време…

Замислете ја следнава ситуација: ја работите вашата работа и доаѓате до делот каде започнуваат проблеми, со оглед на тоа дека знаете да работите на компјутер, треба се да се сработи со леснотија, но проблемите започнуваат да се движат: извоз во Ексел, електронско потпишување на документи, испраќање извештаи, е-поштата на серверот не работи и сл….Тогаш, наместо да се занимавате со вашата тековна работа, почнувате да губите премногу време на незнаење кое може да се отстрани, да се спречи или најдобро да се автоматизира. И тука би се запрашале: доколку тривијалните задачи кои ни се повторуваат можеме да ги автоматизираме, ќе бидеме ли повеќе попродуктивни?

Теоријата, но и праксата, ни кажуваат дека би требало. Доколку имаме премногу време да се фокусираме на работата, наместо на техничките тривијалности, поголема е веројатноста дека вашите перформанси ќе бидат подобри.

Што се може да се автоматизира?

Ајде за почеток да земеме некои основни работи што секоја компанија би можела да ги автоматизира, а вие ќе изнајдете сами кои работи би можеле да ги автоматизирате.

Општо земено, секоја задача што се повторува секогаш на ист начин и со истиот очекуван резултат може да биде автоматизирана!

Да земеме на пример, неколку редовни активности кои се изведуваат речиси секојдневно.

1. Прием и обработка на фактури
2. Обработка и книжење на извештаи
3. Редовно периодично известување
4. Електронско архивирање на документи
5. Одобрување и известување за активности и документи во процес
6. Известувања за тековните деловни активности
7. И многу други работи

Се разбира, автоматизацијата за секоја компанија може да изгледа поинаку, но тука зборуваме само за минимални  нијанси. Ако го земеме претходно споменатиот прием и обработка на фактурите, јасно е дека таквиот процес има некои сопствени закони, без оглед на спецификите на секоја фирма. Повторно, од друга страна, секоја компанија ќе влезе во овој процес активности кои се специфични само за нив. Некаде примерот ќе биде да се внесе сметка за одобрување од страна на раководителот на одделот, а некаде сметките ќе одат директно до директорот и така натаму.

Ако поставиме автоматизација преку претходно дефиниран процес, ние не мораме да трошиме повеќе време на процесот на рачно одобрување и можеме да бидеме сигурни дека процесот секогаш ќе биде на ист начин. Колку тука само заштедуваме време?

Кои се предностите за автоматизирање на деловните процеси?

Автоматизацијата може да им помогне на вработените да работат повеќе за помалку време и на поедноставен начин. Алатките за автоматизација, како што е PANTHEON WorkFlow, овозможуваат следење на тековите на активности преку повеќе деловни процеси. Потоа, со автоматизирање на деловните процеси, работите се случуваат во контролирано опкружување.

Автоматизацијата нуди решение за активностите и задачите во кои луѓето не се премногу способни за работа со компјутер. Ова се активности кои секогаш треба да се повторуваат на ист начин без варијации во одност на темата. А луѓето, дури и кога го работат истото, може да дојдат повторно до грешки. На пример. внесуваат погрешна информација, сумата се пресметува погрешно, се забораваат некои детали, итн.

Се разбира дека не е лошо да се има варијации. Ова е неопходно за раст, приспособување и унапредување. Тоа е дел од човечката природа. Сепак, луѓето не се добри во повторување на работите, но затоа машините се.

Откако луѓето ќе се ослободат од монотони, здодевни и повторувачки задачи, им остава можност да го користат тоа време попаметно: во интеракција со други луѓе, потрошувачи, добавувачи и наоѓање на нови креативни начини за да донесат дополнителна вредност за бизнисот.

Во тоа се и клучните предности (но не и единствените) за автоматизација:

• Вишок вработени
• Подобрување на усогласеноста
• Зголемување на прецизноста
• Забрзување на процесот
• Забрзување на учењето
• Намалување на трошоците за обука

 

Од деловната страна, автоматизирањето на деловните процеси може да постигне поголема контрола, управливост, поедноставување и пониски трошоци.

Преку автоматизацијата, деловните процеси лесно може да се прошират надвор од организацијата за да ги вклучат добавувачите, клиентите и другите деловни партнери. Во светот на електронската трговија, автоматизација е неопходна и во рамките на организацијата и надвор од организацијата. Користејќи го Интернетот како механизам за ажурирање на информациите, поврзувањето на организационите единици може секој во секое време да знае што се случува во фазата на процесот, а на таквите информации може навремено да се реагира.

Преку автоматизација и елиминација на непотребни чекори, ефикасноста се зголемува. Преку стандардизација на процесот кој е неопходен за автоматизација, се следи следливоста и подобра контрола на процесот. Постојаната примена на процеси и процедури ја зголемува предвидливоста на работењето на секое ниво и последователно го зголемува задоволството на клиентите. Ако се вратиме на стандардизацијата, ќе видиме дека процесите може да се подобрат, и секој процес и активност ќе станат видливи. Ова нè води до мерења и можности за подобрување.

Сето ова го носи гореспоменатото време што наместо постојани, монотони и здодевни задачи, вработените можат да ги искористат предностите на другите покреативни, продуктивни и профитабилни активности, а со тоа и да ги зголемат перформансите на вработените.

Зошто губите време за нешто што може да се стандардизира и да се автоматизира без проблеми?

Се чини дека дојде време да ги оставиме овие задачи на машините, зар не?