PANTHEON Workflow – што може да придонесе за Вас?

Дали ви е позната следнава ситуација: секојдневно работите иста, досадна работа каде што ви се одзема поголемиот дел од денот, додека за “вистинските” работи, никогаш немате доволно време? Секој се сретнал со овие ужасни обврски кои ни го трошат времето. Зарем не би било идеално, кога веќе во работата користиме компјутери, таа досадна работа што ни одзема време да им ја препуштиме на нив?

“Во својот работен процес Workflow е едноставен рецепт за изведување на одредени активности и задачи. За секој добар рецепт потребни ви се влезни податоци (состојки), активности со кои тие податоци се подготвуваат (мешаат, се варат) и на крај се произведуваат резултати (вкусен оброк). Се што треба да направите од PANTHEON е да ги впишете рецептите на своите бизнис процеси.”

Што е PANTHEON Workflow и што овозможува?

PANTHEON Workflow е нова функционалност на PANTHEON ERP решенија која ќе им овозможи на сите корисници: визуелизација на функции и процеси, мерење, анализи, подобрувања и контрола на секој поединечен процес. Затоа, едноставната примена на одредбите на GDPR, безхартиено одобрување и потврдување на документите низ целата организација, автоматско пренесување на задачи на одговорни лица, автоматско известување преку е-пошта или статус и активности на процесот, како и извршување специфични акции над податоците во базата на податоци, како и анализа на успешност на извршување задачи. Дополнително, на располагање е моќен систем за следење на должината на секоја поединечена задача и активност, со цел точно да се утврди “каде застанал” текот на извршувањето на процесот.

Понатака, примената на електронски сметки ќе биде возможна да се автоматизира испраќањето на електронски потпишани сметки на купувачите, а применета OCR (Optical Characher Recognition) технологија, која е во подготовка на PANTHEON, ќе ги препознава клучните елементи на сметките, ќе ги “препишува” документите за вас. Уште една досадна работа за која нема да имате потреба од човечки ангажман.

Во теорија, визуелизацијата би требало да овозможи графичко претставување (дијаграм) на бизнис процесите и поврзаните активности на процесот. Мерењето би требало да овозможи утврдување на соодветните вредности на целните резултати. Анализата би требало да овозможи споредба на различните варијации на чекорите на истиот деловен процес за да се утврди оптималното подобрување. Подобрувањето како последица на анализата значи дека треба да се избере најефикасен начин да се спроведе некој процес и да се примени на анализираниот процес или процеси. Контролата би требало да овозможи проверка до сите активности кои се одвиваат во согласност со дефинираниот процес.

Сето ова заедно придонесува предности на можностите за анализа на оптимизацијата на бизнис процесите базирани на податоците од секојдневниот труд.

 „Невидливи“ процеси и податоци

Доколку погледнете било која компанија, нема да може да најдете видливи процеси, а често ни податоци. Ќе видите само луѓе кои ги извршуваат своите секојдневни активности. Овие активности генерираат податоци, а се одвиваат по определени пишани (и непишани!) правила и закони. Значи, бизнис процесите се присутни насекаде, само се некако “невидливи за голо око”. Овој проблем е решен со примена на бизнис стандардите, пишани упатства или процедури, интерни правила и слично. Описот на процесите на дијаграмите на процеси најчесто се наоѓаат во деловните софтвери во документите на споделените папки на серверите или во внатрешните упатства на интернет порталот. Таквите документи, главно, никој не ги читал или ги прочитал одамна кога тоа било неопходно или кога требало да се утврди зошто нешто не е или е направено.

Сами процесите се одвиваат главно по непишани правила кои никаде не се ни опишани, со чекор кои знаат само некои поединци, тука е можноста за контрола, а посебно унапредувањето е доста ограничено. Примената на PANTHEON Workflow алаткатам овие и сличните проблеми ќе постанат минато. Како?

Практична примена во PANTHEON

Во својот основен работен процес, workflow е едноставно рецепт за изведување на одредени активности и задачи. За секој добар рецепт потребни ви се влезни податоци (состојки), активности со кои тие податоци се подготвуваат (мешаат, се варат) и кои на крај произведуваат резултати (вкусен оброк). Се што треба да направите од PANTHEON е да ги внесете рецептите на своите бизнис процеси.

Во PANTHEON секој бизнис процес може да се прикаже визуелно како дијаграм за извршување задачи. Задачите можат да бидат различни: отворање на некој облик, одобрување на документи, скенирање, испраќање е-пошта, извршување на програмскиот код или задавање понатамошни задачи и упатства или за тоа како да се извршат одредени задачи. Однапред дефинирани процеси можат да ја олеснат и да ја забрзаат работата и што е најважно, можат да ги намалат работните трошоци.

Дополнително, визуелно прикажаните бизнис процеси лесно се согледуваат, дури и најкомплексните. Тоа им овозможува на новите вработени, лесно и брзо да им ја објасните работата. Дури и не мора да им објаснувате многу (во теорија, секако). PANTHEON автоматски го „води“ секој корисник низ однапред дефинирана дијаграми на бизнис процеси. На тој начин се елиминира “проблемот со читање упатства”.

Со PANTHEON и преку дефинираните деловни процеси на PANTHEON, програмот едноставно ги контролира чекорите на човекот, а на следниот чекор може да се премине само доколку се пополнети сите услови. На тој начин, корисниците можат да бидат сигурни дека процесот секогаш ќе се одвива во истиот начин, без непотребни импровизации.

Малку техника – без тоа денес не се може

Секоја задача се активира како посебна инстанца и автоматски ги извршува задачите или корисничките задачи, може да испраќа известувања на дефинираната е-пошта или некои претходни или следни чекори. Може да изврши промена во базата дефинирана со задача. Она што е особено важно е дека промените во работниот процес не влијаат на задачите што се извршуваат. Дефинициите на работните процеси се чуваат во базата на податоци на PANTHEON. Така да сè е на едно место. Накратко: предностите кои компаниите би можеле да ги имаат, користејќи го PANTHEON Workflow е поголема контрола, пониски трошоци, поедноставен и побрз пристап до податоци.

PANTHEON Workflow – први чекори

Најпрво треба да се подготви бизнис процесот. Да се означи подготовката на списокот на документите што се користат или создаваат во некој деловен процес и нивното движење низ фирмата. Најдобра препорака е на хартијата да се скицира првично тековниот деловен процес, кои се чекорите и задачите. Треба да се определи каде секој процес започнува и каде завршува.

Во овој дел најчесто се утврдува дека сите работат слично, но не и исто. Односно, сите во согласност со своите навики го модифицираат бизнис процесот како им одговара. Поради тоа, овој прв чекор е многу значаен, бидејќи на ова место се направени и првите промени и оптимизации, кои во иднина ќе ја олеснат работата.

Важна забелешка на ова е дека, дури и ако не успееме од првиот обид да  постигнеме идеален тек на процесот, треба да знаеме дека постои можност подоцна го измениме било кој процес дефиниран во PANTHEON.

Тука треба малку да ги разработиме деталите околу тоа како ова на прв поглед е едноставно, но кога почнува да се запишува на хартија, може да се види дека има многу мали чекори што треба да се направат за да се направи едноставен процес, како што е примерот на сликата.

Податоци? А GDPR?

Доколку имате некоја архива, документи, опишување на процесот, податоци надвор од ERP и слично, сега е крајно време за чистење, а просторот во кој ни се наоѓаше архивата, сега ќе можеме да го користиме за други цели.

Зашто ова е важно? Крајот на мај стапува на сила новиот закон т.н. општа регулатива за заштита на личните податоци (GDPR). Овој закон ни одредува и бришење на податоци. Да, корисникот не треба да размислува кога ќе избрише податоци, може да подготви бизнис процес кој ќе се активира на денот на бришење на податоците.

Проблемот е тоа што кога погрешно ќе внесете некоја сметка, лесно можете да ја измените или избришете, но што е со личните податоци кои се наоѓаат насекаде во системот и се поврзани со многу активности и операции. Да го земеме само наједноставниот пример, а тоа е дека треба да отстраниме податоци за комерцијалист, кој работел и бил вработен во компанијата 10 години? Има ли некое едноставно решение? Има, доколку го користите PANTHEON.

Во ова многу помага класификациски план. Кога се подготвува класификациски план, важно е за сите документи и податоци во нив да се дефинира период на чување и складирање, како што е дефинирано со закон, како и складирање на податоци.

Она што е важно да се истакне, во согласност со идејата за безбедносно управување со информации е дека во класификацискиот план експлицитно се дефинирани каде се чуваат податоцити кои се добиени во секој деловен процес. Ова е важно да се напомене доколку ги скенирате документите или ги примате преку е-пошта, т.е. документите што се создадени од PANTHEON базата на податоци, што е најчест случај со примените сметки.

Ниту еден процес не е неповрзан

Сите бизнис процеси можат да се поврзат, односно да користат други дефинирани процеси во еден процес. Тоа значи дека може да се направат сложени процеси кои ќе бидат составени од повеќе подпроцеси. Затоа е важно кога се дефинираат процесите, најпрво треба да се разгледаат основните операции кои можат подоцна да се користат и во други процеси.

На пример, ако сме дефинирале работен процес за скенирање на сметки кои има свои чекори, можеме на тој процес да  приклучиме било кој друг процес кој содржи во себе скенирани сметка. Многу е едноставно, било кој пристап (влез или излез) го  обработуваме по истиот начин: го скенираме, го класифицираме и на крај го зачувуваме на дефинираното место. Може да се забележи дека и класификација е нов потпроцес кој има свои активности. На крајот, секој скениран или класифициран документ (во почетокот) ќе мора да биде прегледан, едноставно за визуелно да се утврди дали све поминало правилно. И овој процес: процесот на преглед на документот е процес за себе, кој може повторно да се активира и да се користи од други бизнис процеси.

Меѓусебна поврзаност на сите „работи“

Идејата е јасна, сите процеси треба да се напишат, да се видат кои процеси се повторуваат во сите други процеси, а потоа и нив  да ги дефинираме како процеси. Сите процеси се меѓусебно поврзани, а потпроцесите се активираат на предвидените места. Сите процеси може да се активираат рачно, но и автоматски во одредено време, или во согласност со дефинираните настани, активности или задачи.

Се е поврзано, само сега со PANTHEON Workflow се е видливо – поголем пристап до работата, податоците и процесите. И на овој начин можете да направите се што ќе посакате. Останува само прашањето: Што сакате Вие да автоматизирате преку PANTHEON Workflow?

Извор: PC Press/Мај 2018