Неочекувани Трошоци – Предизвици на Имплементацијата

Во пракса често се среќаваме со случави при проблематични имплементации на деловен софтвер. Од искуството на Даталаб, нашите партнери и корисници, чив број е поголем од неколку илјади во регионот на екс Ју припремивме и потенциравме некои од најчестите предизвици со кои се среќава секоја компанија која имплементира сложено деловно решение од ERP категорија, но и предизвиците на компанијата имплементатор на овие решенија.

Што е толку специфично? Сепак, тоа е само сметководствен програм. Го инсталираме и го користиме. Токму тоа е еден од основните предизвици. Софтвер е софтвер, но е и деловен софтвер во исто време. Тоа значи дека покрај тоа што бара техничка позадина, бара и сериозна деловна страна.

Тој момент често се превидува и изборот при изборот и имплементацијата и потоа настануваат проблеми, или како што модерно ги нарекуваме предизвици. Тие проблеми креираат неочекувани трошоци и претставуват камен на сопнување за имплементацијата.

Кои се тие предизвици како истите создаваат трошоци? Очекувани и Неочекувани.

Познати Трошоци

Трошцотие кои се веќе познати нема посебно да ги објаснуваме, но важно е да ги споменеме поради тоа што тие трошоци најчесто се еднократни, освен кога станува збор за претплатен модел на издатоци. За почеток имаме трошоци за лиценци или за наем на лиценци, зависно од начинот на договорот. Потоа трошоци за нови верзии на софтверот односно техничка поддршка. Овие се помалку познати трошоци.

Освен имплементација – многу други работи може да се појават. Да се започне со недоволно јасните барања, до прешироко или прекратко дефинирање на обемот на проектот за имплементација па се до работи кои се присутни, но на почетокот на проектот не се познати како трошоци.

Освен текстот ќе се обидеме да ви го одземеме вниманието на некои од овие присутни, но непознати трошоци при имплементација кои може да имаат помали или поголеми влијанија на успех за успех на целата имплементација.

Неочекувани трошоци – предизвици на имплементацијата

Претходно наведеното е оддамна познато или барем би требало да е познато. Она што е помалку познато и за што помалку се зборува/пишува се неочекуваните трошоци кои може да се појават при имплеметација на ERP решението. Секако ова не се единствените неочекувани трошоци кои може да се појават во процесот на имплементација, но се едни од најчестите кои се појавуваат па поради тоа и ги издвоивме како трошоци на кои треба посебно да се обрати внимание.

Времето кое менаџментот ќе го посвети на ERP проектот

Општо е познато дека успешност на имплеметацијата на деловното ERP решение во огромна мерка зависи од посветеноста на највисокото раководство. Размислете колку време е потребно за проектот имплементација на ERP решение да биде успешен со најмало можно одземање на време на највисокото раководство кое е секогаш дефицитарно? Потребно е да се пронајде баланс, но секако уште поважно е да се пресмета и овој трошок. Зошто? Како што ERP решението ги опфаќа сите деловни процеси во компанијата и ги менува истите на начин да бидат поефикасни, подобри, поедноставни некои измени во постоечкиот начин на работење може да донесе само највисокото раководство, тоа значи дека мора да биде вклучено во проектот и времето на вклучување би требало да се пресмета во имплементацијата. Не би сакале да се замрзне процесот и да го чекате директорот нешто да одлучи.

Време потребно за проектот да се спроведе до самиот крај (управување со проектот)

Ако сакате имплементацијата да биде успешно завршена, покрај тоа што од страна на имплементаторите некој ќе биде задолжен за управување со проектот, потребно е и од страна на компанијата да постои особа која ќе го следи развојот на настаните и напредувањето на проектот.

Трошоци за промена на начинот на работење (време потребно да се навикнат луѓето на работа во новиот систем)

Овие трошоци често неможат да се видат одма, бидејќи не се директно мерливи во времето, но секако влијаат на вкупните трошоци на имплементацијата на новиот систем. Ако некој процес трае Х временски единици, а поради новиот систем и периодот на прилагодување трае Y временски единици, потребно е да се разбере, дека ако ништо друго, процесите веројатно поспоро ќе се одвиваат на почетокот во споредба со тоа како се развивале во “стариот” систем, поради тоа што постои период на прилагодување на новиот систем. Ова често се заборава, поради што се доаѓа во ситуација да се поставува прашањето: “Зашто е сега поспоро, кога го поставивме новиот систем за да ни се забрзаат процесите?” Ништо страшно, поради тоа што би требало по одреден период работите да дојдат на свое место, но сепак треба да имате го имате предвид овој временски трошок кога се планираат другите активности во комапнијата. Доколку по периодот на прилагодување и понатаму процесот оди споро него што е очекувано/планирано тогаш веќе треба да се реагира и да се види што и како понатаму.

Миграција на податоците и проверка на исправноста на пренесените податоци

Ако втор пат имплементирате деловен софтвер, веројатно ќе сакате да ги зачувате податоците од стариот систем. Сепак, бидете претпазливи. Ова знае да биде многу чувствителна операција. Кога податоците ќе мигрираат? Која историја ви е потребна? Колку детали сакате во новиот систем? Сите или само клучните информации? Сите овие и многу други прашања немаат едноставни одговори и секој одговор има свои позитивни и негативни страни. Од наше искуство, издвоете ги клучните информации кои ви се потребни и истите тие пренесете ги во новиот систем. Преголемите желби, може да предизвикаат и преголеми трошоци, а некогаш комплетната миграција (најчесто) не е можна да се направи од разни причини. Секако, ако тргнете по овој пат имајте на ум дека ќе имате трошоци по однос на ова прашање и секако истите треба да ги планирате во процесот на имплементација.

Тестирање на системот

Често се занемарува фактот дека пред стартување во продукција (оперативна работа) некои работи е потребно пред се да се тестираат, односнот да се провери дали работат. Времете потребно системот да се провери може да варира во зависност од обемот на самиот проект на имплементација. Колку време е потребно комплексноста на системот или измените во системот да се тестираат? Како ќе се тестираат? Кој ќе тестира? Дали оној што тестира јасно знае зошто, како и на кој начин треба да се направи тестот? Одговорите на сите овие прашања бараат време да се дефинираат, а потоа и навистина да се одговорат. Тоа време исто така треба да се пресметаат во проектот, за да не се случи во текот на оперативното работење да се појават работи кои не функционираат.

Трошоци за промена на обемот и детали на проектот (дополнителни барања)

Иако ги спомнуваме на крајот, овие трошоци можеби се најголема причина за предизвиците на имплементацијата. Веќе знаете за ситуацијата: договорен е обем, имплементацијата е започната и потоа се појавуваат работи кои никој не ги споменал. Некои во помали размери, а некои драстично го менуваат курсот на целата имплементација. Порадо ова е многу важно на почетокот јасно да се дефинираат барањата со што е можно повеќе детали. Иако на почетокот делуваат како вишок, подоцна ќе се даде резултат ако барањата се дефинираат како што треба и се потроши малку повеќе време. И овде и тоа како важи старата поговрка: “сирoмавиот два пати плаќa”. Во пракса често може да се наиде на вакави ситуации. Денеска помалку или повеќе сите програми имаат пресметка на заработувачка, но на кој начин токму вие правите пресметка на заработката? Дали има кредити, награди или казни? Дали имате надворешни соработници? Како се тие ангажирани? Што подетално на почетокот ги дефинирате овие работи, полесно ќе тече самата имплементација.

Останати непредвидени трошоци

И ова секако не е се. Листата може да се дополнува, како се чини, до недоглед. Сепак, со овој текст само сакаме од наша перспектива да поделиме некои од, најчестите предизвици на имплементијата.

Ако внимателно прочитате, ќе видите дека клучен акцент во сите наведени поглавја е ставен на временската компонента. Трошокот на времето е најчесто и компонента која најчесто се занемарува или грешно се предвидува, а времето е пари, зар не?