Надоградите ги податоците, а не само софтверот

Често се сретнуваме со корисници кои сакаат да го подобрат своето работење. Сепак, во тој процес често се сретнуваме со бројни проблеми, од кои повеќето не се воопшто софтверски. Еден од овие проблеми ќе ги образложиме накратко во овој блог. Имено, ова е многу значаен, практичен чекор при унапредувањето на: податоците и нивниот квалитет.

Податоците се главниот клуч. Податоците се средства на компаниите. Податоците се основа за информации. Квалитетот на информациите зависи од квалитетот на информациите што компаниите ќе ги добијат од информативниот систем.

И честопати квалитетот на податоците е на многу ниско ниво. Причините се многубројни, и една од најчестите причини е тоа што податоците не се бројат. Податоците не се почитуваат на ист начин како и другите средства на компанијата.

Редовно сервисирање на податоци

На пример, ако некоја компанија располага со службени возила, веројатно е дека сервисирањето ќе биде направено редовно, дека возачите ќе обрнат внимание на малите нешта додека го користат возилото и правилно ќе ги пријават пријават недостатоците, како и дека ќе се грижат за секое доверено возило со големо внимание. Прилично е очигледно зошто е тоа така. Ако редовно го одржувате возилото, тоа ќе трае подолго и ќе ви придонесе економска и било која друга корист за компанијата.

Зошто истата логика се применува и за податоците? Дури и ако оваа логика се применува ad-hoc, или кога е баш хаос.

Доколку службените возила годишно надминуваат околу 30-50 километри и ако интервалот на одржување на сервисите е поставен на секои 15-20 километри, според логиката на работите, редовниот сервис ќе се изврши два пати годишно и ќе се провери состојбата на возилото.

Прашањето е колку пати годишно ја проверувате состојбата на вашите податоци?

Од искуство можеме да кажеме дека речиси по правило не правиме проверки еднаш годишно.

Прва услуга – имплементација на ERP решение

Приказната важи за компании кои веќе имаат имплементирано некаков ERP систем. Или така изгледа тоа, но не е така. Било какви информации да поседува вашата компанија може да е од корист за одржувањето на вашите податоци.

Зошто? Тоа е многу едноставно.

Светот се менува, но и се друго се менува. Да се потсетиме на старата латинска реченичка “panta rei”. Значи, дури и ако во одреден момент имате поставено основни информации што ги користите во компанијата, тие треба да се одржуваат.

Да речеме, ова важи без оглед на системот што го користите, на почетокот сте ги дефинирале основните податоци за клиентите: име, адреса, град, телефон, контакт, итн. И тоа ви функционирало некое време. Потоа, поради потребите за известување, важно е да додадете регион, категорија на купувачи, класификација, тип, и така натаму. Многу е веројатно дека на почетокот не ги планиравте овие работи. Ако имате систем кој веќе ја поддржува оваа ситуација, тоа е сосема едноставно, ќе ги додадете тие податоци во предвидените полиња и ќе продолжите понатаму. Уште подобро, ако вашиот информативен систем е интегриран со некоја јавна достапна база на податоци, може да биде во можност автоматски да ги превземете овие информации од таа база на податоци и да ги освежите. Сепак, имајте на ум дека не сите податоци се достапни од јавни бази на податоци.

А што ако овие полиња ги немате во информативниот систем? Различни опции се во игра. Можете да ги разгледате трошоците за надградување на информативниот систем со тие полиња, или пак можете да ги извадите податоци во Excel и да ги уредувате и анализирате таму. Во тој случај, дали сте сигурни дека сите ќе го гледаат истиот Excel кога ќе правите известување?

Што можете да направите за да ги надградите вашите информации?

Колку пати ви се случило да ја разгледате листата на достасани побарувања и да започнете да ги барате должниците, и кога ќе завртите на телефонот, телефонскиот број не работи, или особата за плаќање повеќе не работи во таа компанија, наместо  е-маил адреса имате ознака која повеќе личи на “специфичен жанр” него на е-маил пошта и слично. Понекогаш тоа ни се случува. Ајде да бидеме реални за тоа што на сите ни се случува. Сепак, постојат начини кои ги применуваме и кои можат да ни помогнат да се намали оваа ситуацијата на минимум.

1. чекор: Ревидирање на постоечките податоци

Прегледајте ги податоците што веќе ги имате. Класифицирајте ги, групирајте и дефинирајте се што ви треба. Бидете сигурни дека сите потребни полиња се тука и уште поважно да се пополнети.

За секоја категорија, дефинирајте го минимумот на заеднички податоци, а потоа дефинирајте ги за секоја категорија спецификациите. И да, тоа направите го во формат кој лесно може да го прочитаат луѓето. Ќе ви треба подоцна.

Ако вашиот информативен систем има способност да извезува во Excel, тогаш оваа работа може да ви биде уште полесна.

2. чекор: Лоцирајте ги податоците и поставете ги правилата

Кога ќе извршите ревидирање на постојните податоци и дефинирајте се што ви треба од сите податоци, размислете и за тоа што се можеби ќе ви треба во блиска иднина. Потоа поставете правила за тоа како постоечките податоци ќе се прошират, како ќе се ажурираат и кој ќе биде задолжен да ги следи овие работи. Уште подобро, ако имате ресурси, распределете ги должностите по групи на податоци. На пример, рекламите ги следат податоците за постојните и потенцијалните купувачи, финансиските податоците за добавувачите, персоналот за вработените итн.

3. чекор: Надградете ги вашите податоци

Откако сето ова ќе го направите, надградете ги и вашите податоци. Односно, пополнете ги податоците што недостасуваат за секоја група на податоци, ако е можно, ако не е можно тоа направете го веднаш, дефинитивно се препорачува да воспоставите некоја стратегија за пополнување на податоците во иднина и обавезно да го одредите рокот. Повторно размислете како ќе го примените сето ова за информациите што ви се потребни или ќе ви бидат потребни во иднина, а моментално не ви се достапно или не се воопшто во информативниот систем.

4. чекор: Проверете ги податоците

Ако го направивте сето ова до овој чекор, направете го и овој чекор. Проверете ги податоците. Бидете сигурни дека податоците ви се навистина тие потребни информации, проверете дали се соодветно пополнети и дали може да се користат. Проверете го форматот на податоци, интегритетот на податоците, достапноста на податоците, итн. Ова особено важи кога ги користите надворешни алатки како Excel. Тука често се случуваат грешки во форматирањето, па наместо броеви добивате текст и слично. Ова е задолжителен чекор и не треба да го прескокнете. Само тогаш ќе бидете сигурни дека податоците што ќе ги вадите од  вашиот информативен систем се навистина тие и оние кои треба да ги внесете.

5. чекор: Воспоставите процес на управување со податоци

Сите активности опишани погоре можат да бидат опишани и комбинирани во еден документ. На овој начин, секој кој во иднина ќе има потреба да се справи со податоците (на пример, во случај на редовна годишна услуга за податоци) за да може да  испрати и на вистинскиот начин да ја заврши работа. Тоа не е комплицирано, но бара многу размислување и подготовка. Од класификација на податоците, дефинирање на обемот и примената на податоците од апликацијата за следење на животниот циклус на податоците. На крајот, зошто да го трошите времето поединечно да им објаснувате што и како да работат? Прирачникот и упатствата за работа се секогаш добредојдени.

Прашањата што природно произлегуваат, зошто треба да го направам ова, зарем сето тоа не е во информативниот систем, деловниот софтвер, ERP? Многу едноставно, не е. Постојат податоци кои се наоѓаат и надвор од системот ERP , во некои помошни алатки, на интернет, во мобилните уреди, лаптопи и сл. Процесот исто така треба да го вклучува и управувањето со овие податоци.

На крајот, бидејќи потребата на податоци постојано се менува и се прилагодува на тековниот бизнис, убава препорака е да овој процес се воспостави и применува постојано. Како овој процес ќе изгледа зависи од секоја поединечна компанија, а ние можеме да помогнеме да се создаде рамка за податоци преку базата на податоци Pantheon која навистина нуди огромни можности кога е во прашање шифрирањето.

Размислите дека вашите службени возила и вашите деловни трошоци ќе бидат во одлична состојба, а не само во “возна” состојба.

Data Scientist – Податоци за наука – ги претвора податоците во профит?

Не е случајно што денес, се повеќе и повеќе се зборува за “компјутерски научници”. Ова сигурно не е во ист контекст во кој пишуваме за податоците, но тоа е показател за тоа колку ни се важни денешните податоци за бизнисот. На крајот на краиштата, размислете колку компаниите се осврнуваат кон интернетот во последните 10 години, кои воедно прават огромни профити само со податоците како средства. Податоците се основа за квалитетни информации, а квалитетните информации помагаат за подобро одлучување, а подобро одлучување носи бизнис резултати. Мотото на Pantheon е “Претворете ги податоците во профит”.

Размислете: какви ви се податоците, таков ќе ви биде и профитот, нели?