Имплементација и чекори

Статистичките податоци покажуваат дека речиси 60% од ERP имплементацијата не е успешна или успева делумно. Зошто е тоа така и како да се подобри оваа статистика? Што може да направи секоја компанија за да го минимизира ризикот од неуспешна имплементација? Дали може да очекувате некоја магија или може да имате реални и достапни очекувања кои можат да се направат?

Прави чекори до добра имплементација

Софтверот е толку добар, колку што е добро имплементиран, а тоа е старо правило. Затоа е многу важно да се посвети внимание на овој прв чекор.

Дефинирајте успех!

Ова звучи едноставно, но всушност бара одредени напори. Ако немате јасен план за тоа каде одите, многу е веројатно дека нема да дојдете до никаде. Честопати се случува компаниите да имаат само бледа изведба на она што сакаат да го постигнат со спроведување на ERP.

Општо земено, ERP системите можат да помогнат во зголемувањето на приходите, продуктивноста, ефикасноста и намалувањето на трошоците. Сето ова може да биде посакувана цел, но мора да се вложи труд и напор за прецизно одредување на тоа како системот ERP ќе ги реши вашите потенцијални проблеми и ќе ви овозможи да ги постигнете овие цели.

Идентификување на цели и поставување на приоритети

Факт е дека сите проблеми може да се решат со доволно пари и време. Но во пракса, често, немаме доволно пари или немаме време за да ги решиме сите проблеми. Затоа е многу важно да се постават јасни приоритети!

Се разбира, за да поставите приоритети, прво треба да ги идентификувате целите на имплементацијата и да ги решите проблемите. Целите мора да бидат SMART, како што често се слушаат денес, што во превод значи:

• Specific – специфични
• Measurable – мерливи
• Achievable – остварливи
• Relevant – релевантни
• Time based – темпирани

Доколку целите не исполнуваат ниту еден од овие критериуми, тие веројатно ќе бидат нејасни и тешко ќе се имплементираат за време на имплементацијата.

Избегнувајте прекумерни ERP прилагодувања

Со многу малку исклучоци, претерано прилагоден ERP систем е лоша идеја. Зошто? Прекумерните приспособувања ги зголемуваат трошоците за имплементација, бидејќи тие бараат дополнително програмирање за да ги исполнат специфичните барања и да го продолжат рокот за завршување на имплементацијата (најчесто). Потоа, прекумерните прилагодувања ги зголемуваат трошоците за подоцнежно одржување и техничка поддршка, бидејќи повеќе не е ERP што сте го купиле од производителот – сега е ваша ВЕРЗИЈА на ERP! И има друга цена.

Дополнително, сите следни надградби мора да ги земат предвид прилагодувањата и промените направени специјално за вас. Исто така има и цена што е повисока при користење на системот.

Доколку изберете соодветно решение, веројатно нема да морате да го прилагодувате ERP многу на вашите потреби. Затоа изборот е од огромно значење!

Подгответе се за промена

Дури и кога промената е добра, таа е стресна. И затоа, важно е да се подготвите за промена. Колку повеќе ќе се подготвувате (вработените, менаџерите, партнерите итн.) ќе Ви биде полесно подоцна. Добрата и јасна комуникација е клучот за успехот во овој дел. Важно е секој да сфати што се менува, како се менува и кои се очекувањата на организацијата од новата промена. Отворени дискусии, презентирање на потенцијални проблеми и дискутирање на сите приговори за транспарентноста на целиот процес и помагање во последователната имплементација.

Подготовка, исто така, значи подготвување на едукација на корисниците на новиот систем, запознавање со системот, решавање на дилеми итн. Добрата подготовка заштедува многу време за време на имплементацијата. Од друга страна, слабата или лошата подготовка доведува до неуспешно спроведување на имплементацијата.

Поддршка до менанџментот

Поддршката на менаџментот за време на изборот и за време на имплементацијата е од клучно значење за успехот на целиот проект за имплементација на ERP. Менаџментот е одговорен за креирање на визија за успех, мотивирање на проектниот тим, обезбедување на потребните ресурси и донесување клучни одлуки. ERP имплементација без активно управување со поддршката лесно може да го уништи. Без видлива поддршка за управување, отпорноста на вработените кон користење на новиот систем е уште поголема. Тоа е исто така логично бидејќи вработените имаат примарна работа која ја работат секој ден, а спроведувањето на ERP е нешто што “се меша” со нив – или барем најчестиот изговор. Затоа, важно е менаџментот активно да се вклучи во имплементацијата.

Без поддршката на менаџментот, имплементацијата на ERP, веројатно нема да ги опфати стратешките потреби на компанијата ни во моментот на имплементација, ниту во иднина. Затоа што најчесто ќе недостасуваат ресурси (првенствено човечки), активности и посветеност кон имплементација, и честопати ќе се прекине рокот за имплементација.

Затоа е важно да се најде начин на кој раководството може да придонесе и активно да учествува (во согласност со можностите – и тие мора да бидат креирани) во проектот за имплементација на ERP.

Во буџетот вклучете ги и парите и вработените!

Надоместоците за лиценца, имплементација и одржувањето се само дел од реалните трошоци на ERP системот. Секако е важно овие трошоци да бидат буџетирани, но честопати е многу потешко за компаниите да го вклучат во буџетот нефинансискиот трошок, како што се времето и луѓето потребни за успех.

Луѓето се веројатно најважни и најограничени ресурс во секој процес на имплементација. Успехот зависи апсолутно на ангажманот на луѓе од секој оддел на компанијата. Резултатите ќе зависат од знаењето и искуството на луѓето, како и нивното време или времето што го посветуваат на имплементацијата.

Затоа е важно да се идентификуваат најдобрите луѓе и да им се даде овластување да работат на имплементација на системот во нивниот домен. Покрај тоа, важно е овие луѓе да најдат адекватни “резерви” кои ќе се вклопат и да завршат редовна работа, додека клучните луѓе ќе бидат ангажирани во имплементацијата на ERP.

Дополнително, важно е да се избере проект лидер кој ќе осигура дека овие работи се одвиваат во согласност со договорените рокови. Ова често се заборава!

Успехот е едноставна работа

Успехот на имплементацијата на ERP ќе биде резултат на изборот на соодветно деловно решение, изборот на вистинските луѓе, искуството на тимот за имплементација и донесување одлуки врз основа на вистинските информации во вистинско време. Колку подлабоко ќе се нурнете во проектот за имплементација, толку повеќе прашања ќе ве запрашаат. Како резултат на тоа, ќе постигнете подобар резултат и ќе ги избегнувате статистиките од почетокот на текстот!

Кои се вашите искуства?