DMS – Хартијата повеќе не ни е потребна

Документацијата е незаменлив дел од секојдневното работење на компаниите, без разлика дали користите хартиени или електронски документи и без разлика дали се работи за пребарување, обработка или архивирање на документи, таа работа бара време – ресурс кој е скап и ограничен во секој бизнис. 

Сите документи се на едно место 

Деловното решеније како PANTHEON DMS не само што ги намалува трошоците при работа со документација, туку овозможува подобра организација, класификација, архивирање, како и напредни можности како што е контрола на пристап. Предностите од користењето на PANTHEON DMS се повеќекратни, но тие првенствено се рефлектираат во неколку аспекти: 

• сите документи се на едно место и создаваат единствена електронска архива – еДокументација, која овозможува полесно управување со документите 
• интеграцијата со функциите на PANTHEON ни овозможува да контролираме документи, каде било во системот PANTHEON 
• обработката на документите е побрза и поефикасна благодарение на интегрираниот модул eПроцес 
• мануелните работи како што е рачниот внес на податоци се елиминирани, со што се елиминираат и потенцијалните грешки кои често може да бидат скапи 
• овозможува поедноставна и поефикасна работа со значително помали трошоци 
• протокот на документи во компанијата е побрз и тие се постојано достапни
  

еДокументација 

Централниот дел на системот PANTHEON DMS е еДокументацијата, која наједноставно можете да ја видите како централна архива на електронски документи. 

 eДокументација е архива на целата документација што ја користи компанијата. Во документацијата ја чуваме примената и издадената пошта (заедно со водење на поштенска книга), целата сметководствена документација (изводи, извештаи за заклучок на година, известувања…), комерцијална документација (на пр. договори, анекси…), техничка документација (на пр. упатство за употреба, гарантни листови). Накратко – СИТЕ документи што претходно сме ги ставале во папки или пак кружеле низ компанијата. 

 eДокументација овозможува лесно преземање и обработка на документи благодарение на интегрираниот деловен процес PANTHEON. Голема предност е едноставното пребарување на сите документи според различни критериуми. 

 Во зависност од начинот на складирање на документите, имаме на располагање „стандардна“ еДокументација, која ги складира документите на Cloud и е стандардна форма за складирање документи во PANTHEON, како и Локална еДокументација, која ги складира документите на локалната база на податоци. 

 Локалната еДокументација е идеална за компании кои користат локални PANTHEON лиценци, и не користат PANTHEON Cloud. Посебно е погоден за компании на кои законски не им е дозволено да складираат податоци на хост и за оние на кои, поради нивните внатрешни правила и безбедносни протоколи, не им е дозволено да ги складираат своите деловни податоци со надворешни провајдери. Услугата ја препорачуваме и на компании лоцирани во области со слаби интернет конекции. 

 Друг многу важен модул, клучен за работа со електронски документи, е решението eПроцес. Ова решение ги забрзува, подобрува и автоматизира процесите што ги извршувате секој ден, но и ги автоматизира задачите како што се скенирање, потврдување и финализирање документи.  

Што ако веќе имам друг DMS? 

Дури и ако користите DMS програм од друг систем, а сакате достапност на програми директно во системот PANTHEON, постои можност да се префрлите од други DMS системи на PANTHEON DMS. 

Во зависност од вашата деловна област, DMS решението може да понуди широк спектар на предности и нови можности на ниво на целата организација. Ослободувањето од хартиените документи може да изгледа страшно за бизнисите кои работат со физички документи долги години, но поефикасните операции и пониските трошоци за работна сила брзо ги покажуваат сите свои предности. Исто така, не треба да се заборави и модернизацијата на работењето, што во голема мера ја олеснува работата во согласност со законот, пред се во однос на размената на документи и нивното чување. Кога на тоа ќе се додаде поедноставувањето и оптимизацијата на секојдневното работење, јасно е дека DMS решенијата како PANTHEON се неопходни за модерниот бизнис. 

 За повеќе информации за PANTHEON DMS решенијата, посетете го овој ЛИНК.