Дали вашиот бизнис треба да започне безхартиено и електронско работење?

Сè повеќе мали бизниси воведоа безхартиено и електронско работење. Новата и променлива технологија ни ги даде потребните алатки за да се префрлиме од преполн кабинет со документи во организиран дигитален формат.

Еве ги придобивките од дигитална канцеларија, што ќе ви помогне да одлучите дали безхартиеното работење е паметна одлука за вашиот мал бизнис.

Предности на безхартиено работење

Еколошки: Хартијата сочинува 25% од отпадот од депониите, а намалувањето на употребата на канцелариска хартија за само 10% би спречило пренос на 1,6 милиони тони стакленички гасови. А, ова се  однесува само за хартијата, а да не ги спомнуваме производството и отстранувањето на касетите со мастило и енергија што ја користат печатачите. Преминувањето кон деловна активност без хартија е еколошки свесна одлука.

Заштеда на трошоци: Голема предност на безхартиеното работење е исто така намалувањето на трошоците. Размислете колку трошите месечно на хартија, мастило, поштарина, простор и на други работи што го поддржуваат бизнисот со хартија. Исто така, не заборавајте дека треба да ги складирате сите ваши  документи. Сето ова може значително да ги зголеми вашите канцелариски трошоци. Со сите овие приоритети, со текот на времето ќе имате огромна заштеда за вашиот бизнис.

Лесен пристап: Безхартиено работење значи дека сите важни важни документи и податоци се дигитализирани. Можете да направите резервни копии на облакот (Cloud) и да пристапите на нив преку интернет. Вие секогаш ќе бидете многу повеќе мобилни преку интернет, бидејќи програмата ви овозможува да работите од било каде преку веб прелистувач, лесно да издавате и примате фактури и да разменувате документи со сметководствената служба. На овој начин станувате мобилни, можете да работите од било каде и останувате попродуктивни.

Поголема организација: Доколку некогаш сте потрошиле време да прелистувате непрегледно шкафче, купишта хартија или папки за да го најдете она што го барате, знаете колку е мачно да пребарувате во хартиени документи. Кога креирате канцеларија со безхартиено работење, создавате дигитален систем кој  е полесен да се организира, прилагодува и пребарува со текот на времето.

Како до безхартиена канцеларија?

Компаниите сè уште создаваат многу деловна документација во хартиена форма, така што првиот чекор кон деловно работење без хартија е дигитализација на целата клучна документација на компанијата.

1. Скенирани документи

Фаќањето податоци е првиот чекор кон деловно работење без хартија.

Компаниите доставуваат и издаваат разни хартиени или електронски документи: испратници, фактури, договори и слично. Документите се издаваат и електронски или се пренесуваат преку надворешни апликации. Со сето ова мешање, вадење и обработка на документи од различни извори, може да направи грешки, што ја прави работата многу спора. За да го направите ова лесно и без компликации, клучно е решението за дигитално снимање и скенирање на документи. Скенирањето на OCR ќе ви помогне да ја идентификувате содржината на скенираните документи и да фаќате податоци од хартиен документ во електронска форма.

2. Комплетно решение за управување со документи – Систем на документи

Системот за документи (ДМС) не е само решение за управување и споделување документи, туку исто така нуди поддршка за внатрешни процеси во компанијата. Првичната цел на решението е управување со документите, што овозможува електронско снимање и управување со работните текови на целата документација во компанијата. Системот обезбедува побрз проток на документи во компанијата, ги намалува трошоците за ракување со документи и овозможува ефикасен пристап до документи и информации во моментот кога ни се потребни.

3. Претходно дефинирани деловни процеси

Дефинирајте ги чекорите во деловните процеси што се случуваат секој ден во вашата компанија. Време е да ги оптимизирате, автоматизирате и забрзате рутинските, повторувачките задачи што ви го одземаат времето. Водете документи преку претходно дефинирани процеси за да го совладате целиот животен циклус за обработка на документите. Решението обезбедува автоматско пренесување на задачите до одговорните лица и без хартиена потврда на документацијата.

4. Безбедно складирање

Покрај избегнувањето на акумулацијата на документацијата, печатење и препишување со операции без хартија, ние исто така обезбедуваме јасна следливост при креирање, проверка и корекција на документите. На овој начин, ние им обезбедуваме законска валидност и можеме да ги чуваме на долг рок во наменски архиви. Воведувањето на PANTHEON DMS е дефинитивно пожелно, бидејќи го олеснува усогласувањето со законите за водење на евиденција, додека се оптимизираат одредени административни процеси и со тоа се заштедува време и им се олеснува работа на вработените.

Одлуката за водење деловна активност без хартија варира од компанија до компанија и секако не е универзална одлука што е соодветна за секоја компанија. Најважниот дел од одлуката за безхартиено работење е запознавање со сè што носи таквиот бизнис. Само тогаш можете да одлучите дали придобивките ги надминуваат предизвиците. Потоа креирајте систематски процес кој не само што ќе ви донесе придобивки од бизнис без хартија, туку истовремено ќе помогне и во подобрувањето на вашата ефикасност.