Систем за управување со документи – ДМС

Природен додаток на ЕРП системот

Колку часови понекогаш поминувате во наоѓање на некој важен документ? Дали сте сигурни во кој регистар е? Колку пати сте биле сигурни дека сте имале нешто и само кога ви било потребно не можете да го најдете? Или ќе го најдете  тогаш кога нема ни да ви треба во куп хартија која со денови собирала прашина на масата и сте чекале на  слободно време за сортирање на масата?

Ние претходно напишавме за тоа што е системот за управување со документи или скратено ДМС кој се однесува на системот за управување со документи и опишавме некои од клучните карактеристики и придобивки. Во овој текст, ние ќе ги покриеме поконкретните придобивки од дигиталната документација и дигитализацијата на постојните документи за хартија и нивната употреба во секојдневниот бизнис.

Ни делува малку необично, но ако подобро размислите и понатака е проблем дигитализацијата на постојните и новите документи за хартија. Да бидеме реални, добар дел од документите ни се сеуште во форма на хартија. И покрај тоа што денес имаме електронски документи и ја разбираме нивната важност, ние и понатака користиме документи во форма на хартија.

Да земеме за пример само влезни фактури на трошок, малите сметки од ресторанот, малите набавки за канцелариските материјали и сл. Сите тие документи направени на лице место се од хартија.

Покрај тоа, договорите, белешките и многу други документи сè уште првично се генерираат електронски, но по завршувањето на постапката тие се печатат на хартија, се печатат, па се потпишуваат и потоа се архивираат.

Сето ова подоцна е многу тешко да се пребарува, да се дојде до вистинската информација, па дури и целиот документ. Но, овие не се единствените проблеми што ги решава ДМС. Ајде да ги разгледаме подетално некои од другите предности што ги нуди ДМС на компаниите.

Физички простор – Ослободете се од хартијата и регистраторите

Да започнеме со најочигледна предност: просторот што го зафаќаат хартиите. Физичкиот простор зафатен од хартиени документи и регистратори, кои се чуваат со текот на годините, може да порасне доста. Со оглед на цената на канцеларискиот простор за метар квадратен месечно и количината на регистри, предноста е јасна. Сепак, од некои компании се бара да ги чуваат своите документи во нивните простории. Договори за работа, решенија, промени во цените на мало, итн. Со ДМС и централизираната дигитална архива, сите потребни документи ви се достапни со клик. Во овој случај, можете да ја преместите архивата за хартија надвор од просториите на фирмата, со што ќе ослободите простор за нешто попаметно од хартија што „ја чува прашината за да неможе да побегне“

Подобра резервна копија, зголемена безбедност и безбедност на информациите

Колку вреди еден документ? Толку колку што вредат информациите за него… Во овој домен ДМС обезбедува подобра контрола на пристапот до документите, а со тоа и подобра безбедност на пристапот до информациите.

Со дигиталната архива во облакот или надвор од физичките простории на вашата деловна активност, добивате посебна погодност да имате безбедна локација за вашите документи во случај на какви било проблеми. Замислете ситуација кога вашата компанија е поплавена (на пр., да ви пукне цевката за вода во делот на архивата, ништо драматично), сите архиви на хартија можат да ви бидат уништени. Со скенираните дигитални документи во облакот, ова веќе и не е таков проблем. Точно е дека може да ги изгубите хартиените документи во ова сценарио, но нема да изгубите информации во тие документи, а ова е сепак поважно.

Дигитална архива и централизирана локација на документи

Покрај сигурноста, безбедноста и резервната копија, постои и нешто што може и не е толку очигледно на прв поглед. Тоа е пристап до документи (дигитални) од каде било, во кое било време. Многу документи потребни со закон се потребни да бидат достапни на локацијата на седиштето, деловната единица или во објектот за малопродажба. Ова значи, на пример, дека документот за промена на цената и придружната одлука мора да се најдат во сите објекти пред да започне официјално. Како што се некои објекти подалеку, логично е дека сите објекти нема истовремено да ја добијат потребната документација. Со пристап до ДМС и креирање на документи преку централизиран пристап до облакот, сите документи се достапни за сите во моментот кога се создадени. Попрецизно казано е дека на секој на кој му е дадено правото на пристап до овие документи, тие се достапни во секое време. Значи, дигиталната архива не е нешто ново, но централизираната локација достапна на кое било место во кое било време за некои бизниси може да биде релевантна.

Полесно пребарување на дигитални архиви со ДМС и ЕРП

Ајде да ја заокружиме приказната за пребарување на документи што ја споменавме на почетокот. Пронаоѓањето и наоѓањето документи може да одзема многу време. Анализите што можат да се најдат преку едноставно пребарување на интернет покажуваат дека најниската цена за создавање документ е малку поголема доколку документот погрешно е архивиран и е највисок доколку документот треба повторно да се креира. Истата анализа покажува дека околу 8% од сите документи можат да бидат изгубени, а 3% погрешно архивирани. Ова го отежнува пронаоѓањето на соодветни документи. Истата статистика вели дека вработените поминуваат помеѓу 5% и 15% од своето време за читање информации и до 50% да ја најдат истата информација.

Сега замислете да ги имате заедно ЕРП и ДМС. Во системот ЕРП, документите за хартија често се внесуваат или пишуваат, и тие обично се фактури. Сметка за дојдовни трошоци на пр. внесени во ЕРП ги претставуваат податоците што се наоѓале на оригиналниот документ, но како изгледа оригиналниот документ? Ова е местото каде што ДМС и скенираниот дигитален документ на оригиналната фактура влегуваат на сцена. На тој начин, ако не можете да запомните од каде доаѓа сметка, ќе кликнете на копчето и ќе добиете првичен проток на документи. Ова е наједноставниот пример, но најчестиот извор на фрустрација, особено ако се воспостави процес во компанијата за да ги одобри трошоците за записи за влез од страна на повеќе луѓе. Со ДМС и PANTHEON во работниот тек, овој проблем не треба веќе да постои.

А можеме ли без сето тоа?

Ова е доста често прашање. Одговорот е, се разбира, но доколку сакате да имате флексибилност, зголемена ефикасност, пониски административни трошоци и генерално полесна работа во вашата работа, тогаш одговорот е дека без сето ова, не можете. Тоа е исто како и да ги носите вашите магацински производи на раце до секој клиент? Можете, но кој го прави тоа денес?

Даталаб тимот

Со симболичен потпис сакаме да ги опфатиме сите поединци, вработени, соработници, партнери и корисници со кои учиме, собираме и разменуваме искуства, знаења, проблеми и решенија секој ден. Без  сите нас заедно сето ова не би ни било. Редовно следете ги нашите објави и предложете кои теми и информации ве интересираат. Денес често можеме да слушнеме: кој ја има информацијата, ја има моќта. Даталаб тимот своето знаење го дели со вас! Споделете понатаму…