5 совети кои ќе ви помогнат како да ги осигурате ЕРП податоците
Денешните модерни деловни информативни програми овозможуваат комплетно следење на бизнисот. Со помош на ЕРП, сите деловни процеси се интегрирани во една целина, така што повеќе нема потреба за други програми. Клучните информации ни се достапни во вистинскиот момент, а и ни заштедуваат многу време и ресурси.
Во ЕРП системот ни се зачувани сите важни податоци за успешно работење на вашата компанија. Можете ли да замислите што ќе се случи доколку овие податоци дојдат во погрешни раце или ги загубите засекогаш?
Последиците сигурно би биле многу штетни за вашиот бизнис, па затоа е потребно да се грижите за безбедноста на вашите податоци.
Следниве пет совети ќе ви помогнат како да ги обезбедите вешите ЕРП податоци.
Обезбедете ги вашите компјутери и програми
Првиот и најважен чекор за безбедност, а не само за вашите ЕРП податоци, туку за доброто на целата компаија е инсталирањето на безбедносен софтвер. Антивирусот и anti-malware програмите ќе ви помогнат да ги заштитете ЕРП податоците. Тоа ќе ги спречи вирусите и злонамерните софтвери да го оштетат вашиот компјутер и да ја загрозат безбедноста на вашите податоци.
Исто така е исклучително важно да се користат силни лозинки. Дали знаете дека “123456” и “password” се една од најкористените лозинки со години? Дали вие и вашите вработени користите слични едноставни лозинки кои лесно може да се погодат и запамтат? Дали ја користите истата лозинка за повеќе кориснички сметки? Ако одговоривте со да на последните две прашања, ја ризикувате безбедноста на вашите податоци.
Лозинките што ги користите за да се логирате на вашиот компјутер, деловниот софтвер и сите други кориснички сметки треба да се состојат од најмалку 12 карактери. Ова вклучува комбинација на големи и мали букви и специјални знаци. Но, не грижете се, не треба сите на памет да ги паметите или да ги запишувате. Постојат бесплатни апликации за управување со лозинки каде што ќе можете да ги сочувате сите лозинки на едно место. Само ќе треба да запомните еден PIN кој ќе ја отклучи апликацијата.
Користете cloud
Многу ЕРП продавачи нудат можност да ја користите нивната деловна програма во Cloud. Бидејќи Cloud-провајдерите имаат пософистицирани безбедносни системи, вашите деловни податоци ќе бидат побезбедни отколку на вашиот компјутер.
Кога ги складирате вашите податоци на Cloud, се зачувуваат три копии кои се зачувани на различни сервери. Значи, во случај на дефект или пад на еден сервер, сеуште можете да пристапите до вашите податоци. Бидејќи секој сервер се наоѓа на друга локација и вашите податоци секогаш ќе бидат безбедни од штети што можат да бидат предизвикани и од природни катастрофи.
Покрај тоа, сите податоци складирани на cloud-от се шифрираат и не може да се пристапи без соодветната лозинка за деифрирање. Исто така можете сами да ги шифрирате податоците пред да ги складирате на cloud-от и на тој начин да си обезбедите и дополнителни ЕРП податоци.
Едуцирајте ги вашите вработени
Вработените се најголемата закана за безбедноста во компанијата. Затоа, еден од најважните начини најпрво е да ги обезбедите вработените. Вашите вработени треба да бидат обучени да препознаат закани за вашиот безбедносен систем и да знаат како да го спречат.
На пример, една од најважните работи е идентификување на опасни е-маил пораки. Овде се вклучува и таканаречениот phishing e-mail. Овие пораки се испратени од компаниите чии услуги ги користите, каде се бара од вас да се најавите на вашата сметка и да ги ажурирате вашите информации. Целта е да им ги дадете вашите податоци за најава, за да можат да се најават на вашата корисничка сметка.
Вашите податоци потоа може да се користат за кражба на идентитет или за пријавување на други услуги (доколку користите една повеќекратна лозинка за повеќе сметки). Исто така, таква веб-страница може да бара да преземете одреден софтвер. Тоа никогаш не треба да го направите затоа што можете да инсталирате malware софтвер (злонамерен софтвер) на вашиот компјутер.
За жал, таквите пораки често не успеваат да бидат исфилтрирани од вашиот антивирус. Но, затоа клучот е во вашето образование и претпазливост.
Ограничете го пристапот до податоците
Само затоа што вашата деловната програма го покрива целокупниот бизнис, не значи дека на сите вработени им е потребен пристап до сите податоци.
На пример, тимот од продажба не треба да има пристап до финансиските податоци на вашата компанија, доколку тоа не е неопходно за нивната работа.
Затоа, ограничете го пристапот до податоците. Колку помалку вработени имаат пристап до вашите деловни податоци, толку е помала веројатноста дека безбедноста на овие податоци ќе биде загрозена.
Не заборавајте на ажурирање и бекап на податоци
Редовните надградби се исклучително важни не само затоа што обезбедуваат нови функционалности во програмата, туку и поради безбедноста.
Освен самиот ЕРП систем, од суштинско значење е да се ажурираат и антивирусните програми, како и оперативниот систем кој го користите. Тие, исто така, редовно се надградуваат со безбедносни мерки, па затоа овие надградби треба да се инсталираат веднаш штом ќе станат достапни.
Дури и ако ги имплементирате сите горенаведени безбедносни решенија, постои можност нешто да тргне наопаку и вашите податоци да бидат злоупотребени. Затоа е важно дополнително да се обезбедат податоци во ЕРП системот и да се прави редовно складирање на резервни копии (бекап) од сите ваши податоци, за да можетеда пристапите до нив во случај доколку се случи тоа.
Заклучок
Бидејќи постојат важни податоци во вашиот ЕРП, многу е важно да ги обезбедите. Инсталирањето и редовното ажурирање на квалитетна антивирусна програма е почетната точка. Понатамошните чекори вклучуваат едукација на вработените и ограничување на пристапот до податоци. Не заборавајте да ги зачувате вашите податоци или да започнете да користите ЕРП на Cloud. Овие пет совети кои ќе ви помогнат да ги обезбедите вашите податоци во вашиот ЕРП систем, можете да посветите и повеќе време за подобрување на вашиот бизнис.
Извор
The Number One Way to Keep Your ERP Data Safe
Phishing
