Патоказ за успешна имплементација

Ние веќе споменавме голем број клучни активности кои се неопходни за една имплементација да биде успешна. Во два наврати разговаравме за клучните чекори за имплементација, а сега е ред да направиме нешто што би можело да се нарече „план“ за имплементација.

План за имплементација е листа на сè што се случува во компанијата (од деловни процеси, ресурси, луѓе, активности, итн.), а потоа во тој план се опишуваат посакуваните цели и очекувања од спроведувањето на деловното решение, каде се прави листа на потребни податоци, задолжителни и посакувани извештаи и, во крајна линија, список на конкретни активности и задачи кои доведуваат до целта: успешна имплементација на ERP.

Конечно, напишаниот план може (и треба) да се сподели со сите заинтересирани и вклучени во процесот на имплементација како еден вид на водич и потсетник за успешна цел!

Бизнис барања и анализа на процесот

Што сакате да постигнете со спроведување на ERP? Подобрување на процесот? Подигање на продуктивноста? Ефикасност и ефективност на процесот? Полесна работа? Стандардизација на бизнисот? Полесна обука за нови луѓе? Целите и барањата може да бидат многу големи, но кои се важни за вас, Вие одлучувате во овој чекор.

Затоа, важно е да се посвети доволно време на овој чекор за да може адекватно да се постави планот за проценка и активности врз основа на поставените цели и барања. Зошто? Едноставно затоа што се не е на исто ниво на приоритет, а кога знаете што е важно за вас и која е целта, полесно е да одлучите кои работи треба да ги направите најпрво.

Дополнително, во овој чекор е потребна и проценка на моменталната ситуација. Ова најчесто се прави со слушање на момемтално активни деловни процеси и потоа оценување на она што може да се подобри. Запамтете дека не е потребно ништо да се предвидува. Едноставно напишете како во моментов работите и наведете ги процесите. Исто така, наведете ги врските помеѓу процесот. Со други зборови, обидете се да одредите кога еден процес ќе престане и кога ќе започне друг. Уште подобро, цртеж (на хартија) процеси и активности кои течат овие процеси. На овој начин, можете ефективно да ја искористите функцијата PANTHEON WorkFlow подоцна.

За повеќе детали: PANTHEON WorkFlow

Стратегија за миграција и надградба на податоците

Веќе пишувавме за важноста на податоците за квалитетно известување во еден од претходните текстови. Еден од најголемите предизвици на современиот бизнис е идентификување и собирање релевантни податоци потребни за соодветно известување. Често се заборава дека оваа фаза е една од најважните и дека во фазата на подготовка на имплементацијата се ревидираат постојните податоци и потребите за известување.

Податоците се клучни. Податоците се средствата на компаниите. Податоците се основа за информации. Квалитетот на информациите зависи од квалитетот на информациите што компаниите ќе ги добијат од информативниот систем.

И честопати квалитетот на податоците е на многу ниско ниво. Причините се многу, и еден од најчестите е тоа што податоците не се земаат предвид. Податоците не се почитуваат на ист начин како и другите средства на компанијата. Затоа, многу е важно да се вклучат во планот за имплементација стратегија за миграција и надградба на податоците.

Проверете кои информации ви се потребни, кои податоци ќе ги префрлите од стариот систем и што треба да остане, а што не. Што е најважно, проверете кои нови податоци ви се потребни во иднината.

За повеќе детали: Надградете ги вашите податоци, а не само софтверот

Неопходни и посакувани извештаи

Известувањето за управување е една од клучните компоненти на успешното управување со компанијата. Врз основа на податоците и информациите, извршните директори донесуваат деловни одлуки, планираат деловни активности, организираат и контролираат. Сите овие податоци и информации најчесто се презентираат во некои извештаи. Затоа, известувањето е многу важно за ефективно и ефикасно управување со компанијата. Врз основа на извештајот се донесуваат различни одлуки – од рутински секојдневни оперативни одлуки, преку решавање на краткорочни проблеми и среднорочни одлуки на раководно ниво, како и до стратешки долгорочни одлуки и контрола на резултатите и активностите.

Планот е многу важен за да ги дефинирате кои извештаи Ви се потребни за вас, а кои за регулаторите, плус, дефинирајте кои извештаи ги немате сега а би сакале да ги имате. Бидете прагматични и “активирајте” ја оваа активност со стратегијата за миграција на податоци. Затоа што ако немате податоци, нема да имате извештаи.

Затоа, имајте сигурни, навремени и точни информации како основа за деловно одлучување.

За повеќе детали: Извештаи за управување – формат, податоци, информации

Проценка на планот за време и активности

На крајот, важно е да се направи груба проценка на временскиот и активниот план за имплементација на системот ERP. Најпрво, проценката ги идентификува клучните точки за време на имплементацијата, а акциониот план ги “крши” овие клучни точки во конкретни акции со конкретни задачи на луѓето кои ќе ги извршуваат овие активности заедно со нивното времетраење.

Може да биде Gantogram или некој друг систем за следење на активностите на проектот, но многу е важно такво оценување и план да постои. Како инаку ќе го следите напредокот на имплементацијата?

Важно е да се напомене дека не е неопходно да се влезе во сите можни активности, но важно е да влезете во оние активности кои можете да ги запомните во одреден момент, што значи размислување и разгледување на чекорите што ве чекаат за време на имплементацијата.

Секако дека ќе има отстапувања од овој план и ова е нормално во пракса, но многу е опасно да немате план, бидејќи на овој начин имплементацијата речиси сигурно добива своја сопствена струја што е многу тешко да се управува, а вие не го сакате.