Зошто ни се важни дигиталните документи?

Откако постојат компјутерите се повеќе се изоставуваат хартиените документи. Се зборува за електронска трговија, електронска размена на документи, заштеда на време, елиминирање на непотребна работа, намалување на грешки и кој знае за што уште. Ова звучи толку добро, но дали функционира како што треба. Ајде да анализираме?

Познато сценарио – непознати резултати

На сите им е познато следново сценарио: купувачот го нарачува производот, продавачот ја припрема нарачката и му ја доставува на купувачот, купувачот ја прифаќа нарачката и ние мислиме дека процесот е завршен. Меѓутоа овој процес тука не е завршен. Понатака производот кога се испорачува, се прави испратница, производот се праќа до купувачот, а сметководството прави фактура (во повеќе примероци: за продавачот, оргинал за купувачот, копија за архивирање…) се праќа по пошта на нарачаната адреса, купувачот плаќа и тоа би требало да е се. Често и во овој идеален случај се случуваат пропусти. Причините се различни, како што е недоволен број на лични податочи од купувачот, матичен број, недоволен број информации за претпријатието, проблеми околу архивирањето на податоците, проблем при испорака на фактура преку пошта и слично. Сите овие активности генерираат одредени трошоци, ја намалуваат ефикасноста (кога се повторуваат активностите и отсуство на првовремено плаќање) и внесуваат одреден ризик во целосното работење.

Дали нешто од ова може да се избегне со користење на дигитални документи?

Со намалување на поштенски услуги доаѓаме до голема заштедa

Доколку ги земеме во предвид фактурите, на пример: за издавачите на фактури, поштенските трошоци можат да бидат многу значајни поготово доколку се испраќаат препорачано. Доколку се земе дека цената на една препорачана фактура е 50 денари и компанијата на месечно ниво издава 1.000 такви фактури, месечно компанијата треба да издвои 50.000 денари само на испраќање, а тоа не е мала цифра. Имајќи ги во предвид овие бројки, јасно е дека заштеда се прави само по електронски пат, а да не ги спомнуваме и другите документи што можеме да ги направиме дигитални.

Заштеда на материјални и транспортни трошоци – архивирање на фактури, коверти, поштенски марки, трошоци за печатење

Сличен е примерот и во овој случај за поштенските трошоци. Никој не испраќа фактура без коверт, поштенска марка, хартија на која е испечатена фактурата, мастило што се користи за печатење итн.

Сметајќи дека само електронската фактура ги елиминира сите овие работи, многу е точно дека секоја компанија може да пресмета за себе колку во овој дел на месечно или годишно ниво може да се заштеди со помош на дигитални документи!

Лесно архивирање на дигитални документи врз основа на законски прописи

Многу важна ставка кога зборуваме за дигитални документи во споредба со традиционалните документи за хартија е начинот на кој овие документи се зачувани и архивирани.

Хартиените документи заземаат физички простор и во зависност од бројот на документи, обврска за чување и архивирање на документи за даночни и други закони, ова може да ни заземе доста голем простор. Со оглед на големината на деловниот или магацинскиот простор, како и цената на полиците и регистрите, како и другите работи потребни за архивирање, јасно е дека цената на гигабајтот на серверот е многу поповолна, па дури и по редослед од неколку десетици илјади, ако не и стотици пати.

Поголемиот дел од економските придобивки, всушност, не доаѓаат од заштеди за печатење и за поштенски трошоци, туку и од автоматизација и интеграција на целиот процес: од нарачување до плаќање.

Помалото производство на хартија е од голем придонес за намалување на сечата на шумите

Ова само по себе е јасно, дури и врапчињата се свесни за зголемената потреба за заштита на животната средина, што во овој момент можеби не ни изгледа важно, но сигурно треба да размислуваме за тоа каква планета ќе оставиме на нашето потомството.

Лесно пребарување на дигиталните документи – директно од информативниот систем

Бидејќи документите се дигитални, јасно е дека пребарувањето и прегледот ќе бидат лесно достапни, како и анализата на поедатоци директно од информативниот систем, само со кликнување на копчето.

Обработката на дигитални документи е многу побрза

Обработката на дигиталните документи со помош на информатички систем драстично го намалува времето за обработка на вакви документи. Дополнително, ги намалува грешките што можат да бидат предизвикани со пишување од хартија во постоечкиот информативен систем на компанијата.

За крај: Автоматизација на дигитални документи ни е од голем потенцијал!

За разлика од традиционалните хартиени документи, дигиталните документи ги обезбедуваат сите податоци во дигитален формат. Сепак, една од клучните карактеристики на дигиталните документи што ја прават значајна разликата во традиционалните документи за хартија е нивниот потенцијал за автоматска обработка. Во оваа смисла, дигиталните документи можат да бидат генерирани и пренесени автоматски и директно од издавачот до примачот.