5 важни чекори за имплементација на ЕРП

Имајќи предвид дека конкуренцијата на пазарот се зголемува, постои поголем број на компании кои разбираат дека им е потребна подобра организација на бизнисот. Со цел да се задоволат корисниците и да се одржи конкурентноста, потребни се оптимизирање на ресурси и поголема профитабилност. Соодветно на тоа, решението за ова е имплементација на ЕРП.

Пред самото спроведување, неопходно е да се избере соодветно ЕРП решение. Треба да се обрне внимание на одредени клучни критериуми и важни чекори пред да се купи нов софтвер. Откако овие два процеси се успешно завршени, доаѓа времето на имплементација. Под имплементација, всушност, се подразбира процесот од испорака на бизнис решение до негово воведување во секојдневното работење во компанијата. Во зависност од компанијата и самата имплементација како процес  може да трае неколку недели па се до неколку месеци.

Кога успешно се спроведува ЕРП, ги поврзува сите области во рамките на компанијата, а деловните процеси се стандардизирани и забрзани. Резултатот е поефикасно деловно работење, заштеда на време и ресурси, конкурентност на пазарот и зголемена продуктивност.

Но, имплементацијата во компанијата може да донесе бенефит само ако се направи правилно. Во спротивно, бизнисот може да го оштети. Затоа имплементацијата бара многу одговорен и сериозен пристап, посветеност на проектниот тим и поддршка на раководството на компанијата.

1. Припрема

Во текот на оваа прва фаза потребно е да се создадат предуслови за почеток на имплементација. Без квалитетна подготовка може да има пречекорување на буџетот или рокови потребни за завршување на спроведувањето.

Во подготвителната фаза треба да се одржи состанок каде што ќе се презентира планот на проектот на вработените. Добро дизајниран план на проектот е клучот за успешна имплементација. Треба да се состои од предефинирани цели, временски распореди и список на одговорности за секој вработен. Секој вработен треба да биде запознаен со планот и да знае што ќе се очекува од него во текот на имплементацијата.

2. Нацрт план

Секоја типична ЕРП имплементација започнува со нацрт план. Нацрт план подразбира анализа на тековните деловни процеси на компанијата. Во текот на овој процес, ЕРП консултантите ги документираат вашите деловни процеси за да стекнат увид во вашиот начин на работа.

Преку разговор со клучните корисници, се определуваат причините за префрлување на нов софтвер и според овие сознанија, новиот софтвер е адаптиран. Консултантите исто така собираат основни информации за компанијата, бројот на одделенија и вработени итн.

Важно е да се дефинира колку вработени ќе работат во новиот софтвер, кој ќе работи и што модули ќе ги користи. Потоа, треба да одредите кои податоци ќе бидат увезени во новиот софтвер и дали ќе ги увезете сами или ќе им ги дадете на консултантите. Ова е исто така можност за вишокот на податоци да бидат “исчистени” пред да влезат во новата база на податоци.

Пред да тргнете на следниот чекор, сеуште е неопходно да се организира образование и да се постави датум за почеток на софтверот.

3. Инсталација и прилагодување на деловните процеси

По собирањето на сите потребни информации, треба да инсталирате нов софтвер и да ги поставите сите деловни процеси. Базата на податоци е конфигурирана и податоците се увезуваат како што е договорено за време на нацрт планот.

Освен тоа, консултантите во оваа фаза поставуваат кориснички сметки и лозинки и поставуваат дозволи за секој корисник.

На крајот од оваа фаза, консултантите треба да ја тестираат базата на податоци и да потврдат дека сите податоци се точни и дали сè работи правилно.

Исто така, консултантите можат да постават тест база на податоци за корисниците. Може да се користи за вежбање пред системот да почне да се користи за секојдневно работење.

4. Едукација

Едукацијата на вработените е најважниот дел од спроведувањето на ЕРП. Квалитетно спроведената едукација ќе обезбеди успешно управување со новиот софтвер и ќе ги намали проблемите во користењето. Важно е вашите вработени целосно да се посветат на совладување на употребата на новиот софтвер. На крајот, ова е важно за нивната секојдневна работа.

Вашите вработени, најверојатно, нема да ги “научат” сите детали за ракување со новиот ЕРП за време на нивната обука и сигурно ќе имаат прашања за консултантите за време на понатамошната работа. Затоа, при изборот на ЕРП, многу е важно да се обрне внимание на квалитетот на корисничката поддршка понудена од компанијата што сте ја одбрале да го имплементира новиот софтвер. Што е поддршка повеќе квалитетна, толку повеќе ќе им се олесни работата на вашите вработени за да ја совладаат функционалноста на новиот софтвер.

5. Примена на нов софтвер

По успешната имплементација и тестирањето на ЕРП решенијата, време е корисниците да почнат да го користат новиот софтвер во секојдневниот бизнис. Но, ова не е крај на работата, бидејќи за време на нејзината употреба на ЕРП неопходно е постојано да се следи неговото функционирање. Програмата треба да се одржува и ажурира редовно за да функционира правилно и да им помогне на своите корисници да работат без проблеми. Управувањето има клучна улога тука. Тие треба да ја следат употребата на новиот ЕРП и да одговорат на потенцијалните проблеми за време на употребата.

ЕРП имплементација е голем потфат, но со правилно планирање и имплементација не треба да биде проблем за вас и вашата компанија. Со одговорен и сериозен пристап, имплементацијата на ЕРП ќе ви донесе многу придобивки, вклучувајќи зголемена продуктивност, подобра организација и конкурентност на пазарот. Дополнително, значително ќе го поедноставите вашиот бизнис, бидејќи нема потреба да внесувате податоци во повеќе различни програми.

 

Извори

Nabava i implementacija ERP sustava
5 Steps To Successful ERP Implementation
10 Steps to Successful ERP Implementation
10 Steps to a Successful ERP Implementation