Деловни извештаи по периоди – има ли навистина крај на годината?

Постои мислење дека крајот на годината е период на големи обврски, гужви и преоптоварување поради т.н. крај на годишните пресметки. Факт е дека повеќето компании прават годишни пресметки само во овој период од годината, а потоа се „зачудуваат“ за состојбата на билансот.

Полесните работи секогаш се одложуваат, бидејќи ќе има време да се направат подоцна.

Со соодветен бизнис-софтвер, редовните и ажурираните внесени податоци, како и евиденцијата на деловните резултати ќе имаат секогаш ажуриран деловен резултат во склоп со направените деловни одлуки. Со таква софтверска алатка не треба да го чекаме „крајот на годината“ и тек тогаш да го дознаеме нашиот деловен резултат.

Ако целта на секоја компанија е долгорочно одржлив бизнис со стекнување профит, тогаш известувањето мора да ги следи таквите деловни активности.

Ново основно средство, излагање на саем, рекламирање или некоја друга инвестиција, исто така, вклучува и сметководствена евиденција. Зошто да го чекате крајот на годината?

Во регулираните деловни системи (големи, сериозни компании), проблемот на редовност и сеопфатност беше решен со активности за известување во редовна периодична постапка за известување.

На различно ниво на развој на компанијата и во согласност со потребите на деловните единици (одделенија), известувањето ќе има различни податоци, формат и информации.

Во таа смисла, периодите за известување треба да се разликуваат. Исто како што бизнисот драстично се забрзува со развојот на технологијата. На пример, продажбата, маркетингот и слично, имаат потреба за секојдневно известување на состојбата на отворени деловни можности, потенцијални и очекувани приливи од овие продажби. Набавките се исти, додека некои други служби ќе имаат подолг период на известување.

Извештај за топ менанџмент

Топ менаџмент или најдоброто раковододење, на пример е да се добијат скратени неделни извештаи (на пример, мини-биланс на успех), а на крајот од месецот, по комплетирањето на сите книжења, би добивале комплетен извештај.

Кога ќе кажеме дека е целосен, мислиме и за придружен текст за објаснување за тоа зошто нешто се случило или зошто нешто не се случило, како и планови за корекција.

Во овој контекст, ова е и едно од стандардните барања на квалитетно работење  ISO 9001: 2015, кое се однесува на преиспитувањето од страна на раководството. За да се исполни ова, неопходно е да се има документирани информации во соодветен облик, така што највисокото раководство би имало основа за повторно да прави испитување. Ако планирате да го воведете овој стандард, сметајте дека ова е една од најважните барани стандарди.

Периоди за известување

Значи, кога станува збор за редовноста на известувањето, потребно е да се одреди кој временски интервал е минимален за потребите за известување на вашата компанија и за кој оддел (деловна единица). Дали и кои извештаи ќе се разгледуваат на дневни, месечни, тримесечни и годишни нивоа, секоја компанија ќе донесе одлука сама за себе, во согласност со информациите што им се потребни за донесување одлуки.

Дополнително, ако политиката за известување се усвои преку едноставна, јасна и документирана постапка, многу е веројатно дека ад-хок известувањето или известувањето по потреба ќе биде брзо и лесно.

Ајде само да се потсетиме дека ад-хок известувањето или известувањето по потреба, најчесто или по правило, се случува по барање на некоја банка, институција, ревизија или во слични ситуации. Зошто би било тоа проблем? Ако внесувањето на податоците е редовно, ако документите се средуваат на време, ако редовното известување се прави како контролен механизам, тогаш ни ад-хок извршувањето не треба да биде проблем.

Размислете за цитатот од првата книга на Марфиевиот закон: “Кога нашиот клиент го троши времето со документи, тоа е профит, а нашето справување со документите е загуба “(Закон за бизнис успех на Браун).

Ако документите се уредни, тогаш справувањето со документите нема да биде никаква добивка ниту пак загуба, туку редовна едноставна активност ? нели?

Секој месец е мал “крај на година”

Ако сакате квалитетен извештај, морате секогаш да внесувате сè. Значи, секој месец е мини крај на годината.

Доколку се вратиме на почетокот на приказната и се потсетиме на континуитетот на работата, тогаш од најголема важност е да запомниме дека континуитетот е возможен само со соодветно следење на развој на компаниите, а следењето вклучува и  редовно следење на деловните показатели (бројки и писма) кои се редовни и навремени финансиски (и други) извештаи. Крај на годината треба да биде само една од низата контролни точки за известување, неопходни за исполнување на законските обврски. Редовноста на известувањето е пред сè важна за самата компанија, а тоа би требало да биде најважно.

Што е следен чекор?

Погледнете го решението Pantheon ZEUS и проценете на кој начин бизнис аналитиката и претходно подготвените извештаи за управување можат да ви помогнат во секојдневниот бизнис!