Значењето на оддржувањето на деловниот софтвер

Пресметајте: Колку долго го користите вашето моментално деловно решение?

Просечното користење на деловниот софтвер во комапниите е помеѓу 5 и 15 години. Толку долг период на користење значи дека деловниот софтвер станува составен дел на компаниите, а не само поддршка на работењето. Значи, дел без кој не се може.

Кога ќе размислиме малку подобро, деловното решение без кое не се може е многу скапо да се менува секојдневно. Причината е тоа што за целиот период се внесува огрмона количина на податоци. Дури и за само неколку месеци користење во деловниот софтвер се веќе запишани многу податоци. Тоа значи дека во случај на промена на деловен  софтвер, сите тие податоци ќе мора повторно да се прекуцаат или да се додадат по електронски пат во новиот софтвер. Тоа е операција која бара време и финансии како ресурси. Дополнително, тоа значи дека во текот на толкав период на користење, софтверот е значајно прилагоден на деловните потреби на компанијата, па и за тие промени треба повторно да се имплементира или прилагоди на новиот софтвер. Исто така, операција која бара финансии и време како ресурси.

Само на кратко да се потсетиме што се требаше да се прилагоди на компанијата во текот на процесот на имплементацијата: изгледот на документите за копирање, поврзување со други алатки, шеми за книжење, извештаи по желба, специфичноста на текот на документите и слично.

Земете го во предвид и времето вложено во учење, обуки и прилагодување за работа во постоечкиот деловен софтвер. Тешко е мерливо, но секако е многу важно. Компаниите често се присетуваат на тоа време, само кога започнуваат со имплементација на ново решение. Исто така тековните проблеми кои доаѓаат, а брзо поминуваат, проблемите се  забораваат.

Сето ова влијае на дневните деловни активности. Го опструира работењето, го поттикнува дефокусирањето, ја зголемува напнатоста во компанијата поради тоа што покрај тековните активности времето се посветува и на учење, прилагодување и обука за нов сотфвер.

Поради сето горенаведено, деловниот софтвер е најефтино да го оддржувате и надоградувате наместо да го менувате.

Деловни модели

Сите сериозни производители на софтвер нудат одреден вид оддржување или надоградба. Без оглед дали станува збор за претплатнички модел (софтвер како услуга), апликативен софтвер (пр. Microsoft Office) или деловен софтвер (ERP, CRM и слично) оддржувањето и надградувањето се стандардни. Како што се развива технологијата така се јавува потреба за прилагодување на софтверските решенија на новите “носечки” технологии или платформи (оперативни системи, cloud,…).

На тој начин и производителот на деловниот софтвер и корисникот ги задоволуваат своите деловни интереси. Производителот од приходите добива средства кои ги вложува во понатамошен развој на софтверот, а корисникот со плаќањето само на дел од цената колку што чини развојот од нула, добива нова верзија на софтвер усогласена со новите трендови од било кој вид (технолошки, законодавни, економски или било кои други).

Во тие модели се јавуваат суштинските разлики помеѓу деловниот и апликативниот софтвер.

Која е разликата помеѓу деловниот и апликативниот софтвер?

Деловниот софтвер, веќе споменавме, се користи помеѓу 5 и 15 години. Тоа е една одлика, меѓутоа постојат и други. За деловен софтвер големите промени не се чести. Најчесто се менуваа генерацијата на софтверот по одреден период (пример 2003 Pantheon 5.0 -> 2007 Pantheon 5.5 -> 2015 Pantheon X). Промените помеѓу се инкрементални, мали и носат предности кои се неопходни за да се оддржи чекорот со промените и задржување на континуитетна употреба. Тука стигнуваме до многу важна работа: континуитет. Како што деловниот софтвер често содржи податоци за работењето и тоа години наназад, многу е важно да се оддржи континуитет и интегритет на тие податоци. Во текот на животниот век на една генерација деловен софтвер влијанието на надворешните промени (законодавство, промени на деловниот модел, промени во окружувањето и слично) е многу големо на деловниот софтвер. Поради тоа, деловниот софтвер мора да ги исполни условите на флексибилност и интегритет во исто време, а тоа се постигнува со инкрементални надоградби кои одговараат на настанатите промени.

За разлика од деловниот софтвер, апликативниот софтвер е различен. Пример кој може да ви биде близок е најпознатиот апликативен софтвер за канцелариско работење: Microsoft Office. Ако го разгледуваме периодот од 2002 до денес, значи 15 години. Pantheon доживеа 3 генерации. За тоа време Microsoft Office промени 6 генерации (Office XP, Office 2003, Office 2007, Office 2010, Office 2013, Office 2016). Времето на користење станува пократко, промените се почести, континуитетот не е од големо значење, а влијанието на споредните фактори е минимален (освен технолошките промени). Поради тоа измените се прават така што се заменува комплетно постоечкиот софтвер со нова верзија. Значи не со надоградба туку со замена.

Поради овие специфични причини деловниот и апликативниот софтвер значајно се разликуваат. Деловниот софтвер повеќе личи на куќа која е потребно да се оддржува, додека апликативниот софтвер повеќе личи на куќните работи кои со време комплетно се менуваат.

Светски стандарди и локално искуство

Доколку си помогнете со било кој пребарувач на интернет (google, bing или други) ќе пронајдете слични податоци во врска со должината на користрењето на деловниот софтвер (5-15 години). Дополнително, можете да пронајдете и просечни проценти за надоградба на деловен софтвер, помеѓу 15% и 25% од пазарната вредност на купените лиценци.

Она што исто така можете да го пронајдете не ги охрабрува компаниите кои сакаат да се откажат од надоградба на деловниот софтвер. Многу е скапо да се вратите потоа.

Од друга страна, во случај да останете на истата верзија на деловниот софтвер (никогаш да не прејдете на понова верзија) која работи, вашето работење ќе трпи поради неусогласеност со промените во окружувањето, намалувањето на деловното унапредување и вкупни дополнителни апликации кои служат да се “закрпи” дукпата поради немање нови измени и нови верзии.

Така што трошоците за оддржување на “верзиите замрзнати со времето” стануваат многу високи. Поради тоа светската пракса е таква да покажува дека е поефтино да се оддржува постоечкиот софтвер отколку да не се оддржува.

Локалното искуство најчесто ја потврдува светската пракса, но како што пазарот и понатаму е со спротивставени страни и понатаму стои верувањето дека на некој начин е можно да се остане замрзнат во времето, но и во просторот. Да се потсетиме: единствено константна е промената (panta rei).

Поддршка, надоградба, осигурување???

Поддршката за софтверот и надоградбата на софтверот често се мешаат иако означуваат две потполно различни работи. А најчесто се споредуваат со осигурување, а тоа не е правилно.

Поддршката служи за превентивно оддржување, техничка поддршка, back up, решавање на тековни проблеми, прилагодување на софтверот на теховното работење и прилагодување во согласност со потребите на компанијата.

Надоградбата на софтверот или оддржувањето на програмскиот код служи за потполно други работи: детектирање на проблемите на ниво на кодот, откривање на грешки, испорака на решенија, поправки и исправки. Потоа служи за развој на новите верзии, законски измени и усогласувања со технолошките промени (оперативни системи, хардвер, бази на податоци,…).

А осигурување?

Честа забуна е споредување на оддржувањето со осигурување. Зградата на пример можете да ја оддржувате и/или осигурате. Ако не ја оддржувате зградата, морате прво да ги поправите сите дефекти кои ќе настанат со текот на годините поради неоддржување пред да почнете редовно оддржување. Доколку го преќинете осигурувањето и ништо лошо не се случи, вие можете да продолжите со осигурување без претходните трошоци.

Даталаб вложува значаен дел од времето на развој, тестирање и оддржување за да може редовно да претставуваме нови верзии од нашиот софтвер. Дури иако некој од корисниците нема направено договор за оддржување, тоа не значи дека ќе престанеме со развојот. Едноставно речено, го оддржуваме својот производ иако поединечни компании не учевствуваат.

Да се потсетиме

Промената на деловниот софтвер е скапо поради:

• Проценката на сложените потреби и барања
• Миграцијата на податоци на друг софтвер
• Промената на работните навики
• Подесување и прилагодување
• Стратегија за наследување на податоци
• Нови лиценци и хардвер

Оддржувањето значи дека малата надокнада секоја година е поефтина во однос на поголемата промена.

На мене тоа не ми е потребно?

Дури и вашиот бизнис да остане 100% непроменет, знаеме дека Microsoft претставува поправки на своите актуелни оперативни системи на неколку месеци. Базите на податоци имаат сличен циклус на поправки. Компјутерите траат од 3 до 5 години,… Со апликативните софтвери ситацијата е таква што купувате нов софтвер и преминувате на нова верзија. Корисниците на деловниот софтвер не сакаат да менуваат комплетен софтвер кога ќе се појави некоја измена. Тие сакаат производителите да се грижат за новите верзии, да ги следат нивните прописи и инкрементално да го унапредуваат својот производ без да има потреба од миграција. Континуитетот е важен во работењето и во деловниот софтвер, скоро на исти начин.

Зошто Вие сте ни потребни во оддржување на програмот?

Надокнадата за оддржување е клучна за животот и развојот на вашиот и нашиот софтвер. Многу од вас го имаат заменето стариот софтвер со Pantheon поради тоа што стариот софтвер не е доволно ажуриран. Висок процент на обновувањето на договорите за оддржување имаат ниска цена на оддржување и доверба дека Pantheon ќе биде долгорочно решение. Работата на развојот на софтверот е иста иако вие не учевствувате во оддржувањето на програмот или се откажете од истото.

Препораки

Бидете во тек со новите верзии со помош на оддржување на програмот. Одложувањето може да ги зголеми трошоците, а прескокнувањето на годините за надоградба веројатно нема да донесат очекувани заштеди.

Дополнително, искористете го оддржувањето! Полесно е да следите новостите во програмот доколку редовно го оддржувате програмот на нови верзии. Искористете ги новите функционалности – изненадувачки е колку корисници се мачат, а не разбираат дека некои од проблемите се веќе решени во најновата верзија на програмот. Со надоградба корисниците добиваат и полна поддршка за тековните проблеми од било кој вид.

Освен доколку не планирате да ја затворите вашата компанија или да го менувате својот деловен софтвер во наредните неколку месеци до една година, многу е веројатно дека надоградбата за вас е најповолна инвестиција во постоечкото работење.