За што сѐ можете да го користите PANTHEON DMS во вашата компанија?

Според истражувањето на IDC, следната година количината на генерирани податоци во светот ќе достигне 175 ZB, односно 175 трилиони гигабајти. Поголемиот дел од овие податоци се генерирани од деловни корисници, што e очекувано поради големата количина на документација која е суштински дел од секој бизнис. Но, интересно е тоа што односот на искористени и неискористени податоци во компаниите на глобално ниво е околу 30:70, што значи дека компаниите складираат големи количини на податоци кои воопшто не ги користат.

Секако, се промени и начинот на складирање на податоците, бидејќи електронските документи станаа дел од нашето секојдневие. Складирањето електронски документи е многу полесно од архивирањето на физичките документи и со себе носи голем број предности, особено ако за ова се користи соодветно решение за управување со документи, добро познатиот DMS.

Подобра организација на документацијата

За разлика од “простото” складирање документи на компјутер, DMS овозможува подобра организација, класификација, пребарување, архивирање и други напредни функции при работа со електронски документи, што директно влијае на подобра деловна ефикасност.

Една од клучните предности на решение како PANTHEON DMS е полесното складирање, организација и пребарување на документите. Оваа ефикасност го намалува времето што вработените го поминуваат за наоѓање потребни документи, овозможувајќи им да се фокусираат на поважни задачи кои можат да донесат директно подобрување за компанијата.

Кога на тоа ќе се додаде фактот дека напредните DMS системи организираат, класифицираат и oбработуваат деловна документација на едно место, јасно е дека бизнисите ќе имаат директни придобивки поради елиминирање на потенцијалните грешки и загуби кои можат да не чинат и време и пари. Исто така, би сакале да забележиме дека PANTHEON DMS е бесплатен за сите корисници на софтверот PANTHEON.

Безбедност

Безбедното складирање на важни документи, како што се договори со клиенти и добавувачи, на едно место е од суштинска важност кај секој бизнис. Користејќи напредни технологии за шифрирање, DMS гарантира дека сите документи, без разлика дали се во дигитална форма или скенирани, се заштитени при складирање и пренос. Исто така, системот овозможува прецизна контрола врз пристапот, каде на секој корисник може да му се доделат различни нивоа на дозвола, овозможувајќи само овластените вработени да можат да прегледуваат или менуваат одредени документи. Покрај тоа, DMS автоматски прави резервна копија на сите датотеки, намалувајќи го ризикот од губење на податоци поради технички проблеми или човечка грешка. Системот, исто така, ги следи и евидентира сите активности поврзани со документи, што овозможува полесна ревизија и следење на историјата на промени. Овој пристап го прави DMS клучна алатка за зачувување на доверливоста, интегритетот и достапноста на важни документи, обезбедувајќи им на компаниите безбедност во управувањето со осетливите информации.

Ефикасно пребарување на мејлови и пораки

Иако сите сме навикнати на електронска пошта, DMS може значително да ја подобри ефикасноста и организацијата на вашите мејлови и пораки. Централизирањето на сите комуникации на едно, лесно достапно место го олеснува пронаоѓањето на претходните мејлови и поврзаните пораки, намалувајќи го времето што би го потрошиле за пребарување преку електронската и класичната пошта. Функциите како автоматска категоризација и верзии на документи помагаат да се организира и да се даде приоритет на кореспонденцијата. Дополнително, со напредните можности за пребарување, можете брзо да најдете конкретни мејлови или прилози врз основа на клучни зборови, датум или информации за испраќачот. Овој рационализиран пристап не само што ја подобрува продуктивноста, туку и обезбедува усогласеност со прописите за задржување документи и ја подобрува соработката дозволувајќи им на членовите на тимот лесно да пристапат и да споделуваат релевантна кореспонденција.

Складирање на слики и видеа

Кога вработените на терен прават фотографии или видеа – без разлика дали за да се документира состојбата на опремата, да се прикажуваат инсталации на производи или да се снимаат состаноци со клиентите – DMS решенијата, како што е PANTHEON, обезбедуваат безбедна и организирана платформа за складирање на овие податоци. Сите податоци едноставно се категоризираат и им се доделуваат потребните ознаки, што го олеснува пронаоѓањето на одредена мултимедијална содржина кога е потребно. Дополнително, DMS гарантира дека сите датотеки се на безбедно место, со јасно дефинирана контрола на пристап и достапни од која било локација, овозможувајќи споделување и соработка во реално време меѓу членовите на тимот. Ова централизирано складирање не само што ја подобрува ефикасноста на известувањето и решавањето проблеми, туку и гарантира дека мултимедијалните датотеки се лесно достапни за идни референци, ревизии или потреби за обука. Со рационализирање на управувањето со медиумската содржина, DMS му помага на тимот за услуги и продажба да одржи високо ниво на професионализам и одговорност во нивните секојдневни операции.

Внатрешна документација за вработените

Системот за управување со документи (DMS) може значително да ја олесни работата со внатрешната документација за вработените (скенирани лични карти, пасоши, дипломи, транскрипти и други лични документи). DMS овозможува безбедно складирање на сите овие важни документи на едно место, со контролиран пристап со цел да се обезбеди приватност и доверливост на информациите. Системот овозможува лесно пребарување и пристап до документи кога е потребно, без разлика дали се работи за човечки ресурси, ревизија или административни барања.

DMS, исто така, обезбедува резервни копии на сите документи, со што се намалува ризикот од губење на податоците и се олеснува усогласувањето со законските прописи за складирање и заштита на личните податоци. На овој начин, DMS овозможува поефикасно и побезбедно управување со внатрешната документација, ослободувајќи време и ресурси за останатите клучни активности во рамките на компанијата.

Придобивки за корисниците на PANTHEON

Во процесот на избор на решение за DMS, секогаш треба да внимавате на придобивките што доаѓаат во еден екосистем. Имајќи го ова предвид, корисниците на решението PANTHEON добиваат бесплатен PANTHEON DMS, како и бонус – 100 MB бесплатно складирање, што е доволно за околу 400 еФактури или 100 договори.

Придобивки за вашиот бизнис

Доколку сте заинтересирани да имплементирате систем за управување со документи, треба да знаете дека решенијата како што е гореспоменатиот PANTHEON DMS носат бројни предности кои првенствено ја подобруваат деловната ефикасност. Од безбедно складирање и лесно пребарување на документи, до подобрена организација и соработка помеѓу вработените, DMS им овозможува на компаниите да ги оптимизираат работните процеси и да ги намалат ризиците поврзани со управувањето со информациите. Автоматизацијата на задачите и централизираното управување со документи не само што заштедуваат време и ресурси, туку и обезбедуваат усогласеност со законските прописи, а со тоа ја зголемуваат севкупната деловна продуктивност и безбедност.

За повеќе информации, посетете: https://www.datalab.com.mk/pantheon-dms/