Како ДМС ги менува деловните навики?

Од хаос до ред, како системот за документи (ДМС) ги менува деловните навики?

Дали некогаш си замислувате да можете да работите побрзо, поефикасно и без непотребни компликации? Да можете лесно да ги оптимизирате вашите работни процеси? Во модерното деловно опкружување, каде информациите постојано се менуваат, а промените се единствената константа, клучот за успехот лежи токму во приспособливоста и оптимизацијата на процесите. Тука доаѓа системот за документи (ДМС) – решение кое носи многу повеќе од само електронско складирање на документи.

Како системот за документи ја менува играта

Воведувањето на систем за документи во компанијата со себе носи многу предности кои можат значително да го подобрат вашиот бизнис. Тоа е многу повеќе од само дигитализација на хартиени документи – тоа е чекор напред во иднината, каде што процесите се автоматизирани и пристапот до информации е брз и лесен.

Ефикасноста на дофат на рака

Размислете колку време поминувате во еден ден барајќи документи. Дали некогаш сте се затекнале во ситуација да мора да поминете низ безброј многу папки и датотеки пред да го најдете документот што ви треба? Дали знаевте дека без соодветен систем, вработените губат до 20% од своето време само барајќи документација? Со системот за документи, вашите документи се секогаш достапни, без разлика каде сте или кога ви се потребни. Ова овозможува брзо донесување одлуки и последователно ја зголемува продуктивноста на целиот тим.

Безбедност и контрола

Дали некогаш сте се нашле во ситуација каде некој важен документ е изгубен или погрешно поднесен? Дали некогаш сте размислувале колку ризикувате ако вашите клучни документи не се соодветно заштитени? Во дигиталната ера, безбедноста на податоците е клучен проблем. Со системот за документи, вашите документи се чуваат безбедно во дигитална средина, намалувајќи го ризикот од губење или уништување на важните информации. Дополнително, обезбедува следливост, што значи дека имате целосна контрола врз тоа кој пристапува до документите и какви промени се направени. На пример, ако има прашање за тоа кој одобрил одреден договор или кога е направена промена, можете брзо и лесно да ги проверите овие информации.

Намалете ги трошоците и бидете одржливи

Колку хартија користите за еден месец? Дали некогаш сте пресметале колку чини печатењето и складирањето на сите тие документи? Дигитализирањето на документите не е само за да се ослободиме од хартијата. Тоа е исто така важен чекор кон намалување на трошоците. Помалку печатење, помалку физичко складирање и обработка на документи значи помали трошоци за вашиот бизнис. Дополнително, со бизнисот без хартија придонесувате за зачувување на животната средина, која денес е поважна од кога било досега.

Едноставна меѓусекторска соработка

Дали вашиот тим некогаш се соочува со предизвици во соработка затоа што документите се расфрлани на различни локации или складирани во различни формати? Во денешниот деловен свет, каде тимовите често се дисперзирани на различни локации, ефективната соработка е клучна. Системот за документи им овозможува на повеќе корисници пристап до истите документи во исто време, што ја поедноставува соработката и ја подобрува комуникацијата во вашата компанија. На пример, додека прегледувате договор, вашиот колега може истовремено да додаде нови информации на него без да чека еден корисник да ја заврши работата.

Со неколку клика до кој било документ.

Дали некогаш сте размислувале како би можеле да го подобрите управувањето со документи во вашата компанија? Дали некогаш сте изгубиле драгоцено време поради неуредни документи? Системот за документи овозможува лесно прифаќање и обработка на документите, како и брзо и лесно пребарување на документи според различни критериуми. Без разлика дали се работи за дојдовна и појдовна пошта, сметководствена документација, комерцијални или технички документи, можете безбедно да складирате сè и лесно да пристапите до неа. Размислете колку би било лесно кога би можеле да го најдете секој договор, секоја фактура или технички документ кога ви е потребен со само неколку клика.

 

Се двоумите? Не знаете како да започнете со воведување на ефективно безхартиено работење во вашата компанија?

Искористете го нашето искуство. За совет контактирајте ги нашите консултанти бесплатно. Побарајте не на:

 

Даталаб МК
02 3079 231
www.datalab.com.mk
info@datalab.com.mk